Un paiement en trop à un employé est généralement le résultat d'une erreur de calcul de la paie. En tant qu’employeur, un paiement excédentaire peut survenir si vous payez à la salariée plus d’heures ou de salaire que ce à quoi elle a droit ou si vous omettez de faire une retenue obligatoire ou volontaire. Dans les deux cas, vous pouvez corriger la situation.
Consulter la loi de l'État
Dès que vous découvrez l'erreur, consultez le département du travail de l'État pour connaître les procédures de recouvrement des salaires en trop. De nombreux États vous autorisent à effectuer de telles retenues via des retenues salariales. En fonction du montant dû, vous pouvez retenir une somme forfaitaire sur une série de chèques de paie. La législation des États limite généralement le montant que vous pouvez retenir dans une période de paie. Notez qu’outre les retenues obligatoires, l’État peut ne pas vous permettre de faire des retenues sur la paie d’une salariée sans son consentement écrit. En outre, l’État peut vous interdire de faire cette déduction si le revenu de l’employé tombe en dessous du salaire minimum requis.
Notification de remboursement
Recueillir le remboursement par retenues salariales peut être pratique pour l'employé, en particulier si vous avez commis l'erreur et que l'employé a déjà utilisé le trop-payé. Si vous découvrez l'erreur peu de temps après avoir payé l'employé et que vous l'informez rapidement, l'employé peut peut-être payer le trop-perçu immédiatement. Si vous collectez le trop-perçu par retenues salariales, informez-le par écrit de la situation et indiquez les détails du trop-perçu, tels que le moment où le trop-perçu a été versé, le montant, le moment où chaque retenue aura lieu et les montants de la retenue. Donnez à l’employé d’autres moyens de paiement, tels que chèque personnel, mandat ou espèces. Si le consentement écrit de l’employé est nécessaire pour effectuer la déduction et que l’employé refuse, vous pouvez tenter de récupérer le trop-payé en engageant une action en justice contre lui.
Ajustements de la paie
Lorsque vous collectez le trop-payé, vous devez également ajuster les enregistrements de paie de l’employé en conséquence. Par exemple, si vous payez un excédent de salaire de 200 USD pour une période de paie donnée, effectuez l’ajustement négatif afin qu’il soit déduit des gains cumulatifs de l’employée et que son W-2 soit correct aux fins de l’impôt. Lorsque vous avez payé l’employé en trop, les taxes et les déductions associées au montant versé en trop sont également déduites de son salaire. Le logiciel de paie ajuste automatiquement les enregistrements de paie de l’employé lorsque vous saisissez le trop-payé en négatif. Si vous n'utilisez pas de logiciel de paie, déterminez manuellement la différence entre ses déductions initiales et ce qu'elles auraient dû être. La différence est le montant des retenues surpayées. Lorsque vous soustrayez le salaire en trop du salaire de l’employée, cela réduit son revenu total et ajuste ses déductions en réduisant les montants. Si le trop-payé est dû à une déduction qui n’a pas été prise, ajustez-la pour qu’elle soit déduite de son revenu.
Paiement excédentaire de l'impôt sur le chômage
Vous devez payer la taxe de chômage fédérale et la taxe de chômage de l'État jusqu'à un certain montant chaque année pour tous les employés pour lesquels vous payez un salaire. Lorsque vous payez trop d'argent à un employé et que vous ne respectez pas la limite de salaire annuelle, vous risquez de trop payer les taxes de chômage fédérales et d'État. Dans ce cas, signalez le trop-payé d'impôt fédéral sur le chômage à l'Internal Revenue Service et déclarez le trop-payé d'impôt à l'agence gouvernementale chargée de l'administration afin que vous puissiez recevoir un crédit pour le trop-payé.
