Les réceptionnistes qui réussissent sont capables de gérer avec élégance plusieurs tâches tout en donnant une première impression positive de leur entreprise aux invités, visiteurs et employés potentiels. Que vous travailliez dans une petite entreprise de services professionnels ou dans une grande multinationale, le savoir-faire organisationnel approprié peut être la clé du maintien d’un bureau d’accueil efficace. Les meilleures idées d'organisation de réceptionniste simplifient les tâches de routine et rendent l'accueil plus efficace.
Guides de référence rapide
Créez des guides de référence rapides pour les informations de routine telles que les numéros fréquemment appelés, les numéros de bureau et les listes de postes. Laminez ces guides pour les rendre faciles à manipuler et à référencer rapidement. Placez ces guides dans un fichier organisé lorsque vous ne l'utilisez pas. Pensez à avoir des exemplaires supplémentaires de ces guides à fournir sur demande. Ces guides vous rendront plus efficace et peuvent aider à accélérer les tâches de routine telles que le transfert d'appels.
Nominations clés
Faites une liste des visiteurs attendus pour la journée à l’heure du rendez-vous. Mettez le nom de la personne et que vous devriez notifier à son arrivée. Cette liste vous permettra de personnaliser vos déclarations de bienvenue aux visiteurs. Par exemple, lorsqu'un invité arrive, vous pouvez dire: "Bienvenue, M. Smith. Mme Epps est enthousiasmée par votre réunion." Grâce à ce type de message, l’invité se sent plus à l'aise et peut contribuer à améliorer les résultats de sa réunion. Cet accueil personnalisé est particulièrement utile pour les entretiens avec les employés. Si une employée potentielle se sent accueillie, elle sera plus à l'aise pour son entretien et aura une vision plus favorable du travail pour l'entreprise.
Calendrier de rotation des pauses
Assurez-vous de disposer de suffisamment de personnel pour couvrir vos tâches lorsque vous êtes en pause ou en congé de maladie. Créez des «feuilles de triche» décrivant les tâches et fonctions de base pouvant être attribuées à toute personne remplaçant à votre place. Envisagez de créer un programme officiel qui permute les tâches de couverture entre les différents départements de votre entreprise. Ce système de rotation vous donnera plus de contacts avec plusieurs secteurs de l'entreprise, ce qui vous permettra de diriger plus facilement les questions à l'avenir.
Scrapbooks de la société
Créez un album de société qui met en valeur les nouvelles et les activités de la société. Fabriquez ces livres lorsque vous avez du temps libre et placez-les dans votre zone d'attente afin que les visiteurs puissent les consulter. Ces livres fourniront aux visiteurs un moyen constructif de passer le temps en attendant leur rendez-vous et pourront les aider à se familiariser avec votre entreprise en même temps. En occupant vos invités, vous pourrez garder votre attention sur d'autres tâches et appels téléphoniques, ce qui augmentera votre efficacité organisationnelle.
Rafraîchissements
Gardez les rafraîchissements à portée de main à votre bureau de réception. Installez un petit réfrigérateur pour stocker les boissons fraîches sous votre bureau ou dans la salle d'attente. Ayez à portée de main une cafetière une tasse et des produits à base de café tels que le sucre et la crème. Placez un plateau de produits de boulangerie sur votre comptoir de réception ou un bol de bonbons durs. Grâce à la fermeture de ces rafraîchissements, vous êtes en mesure de fournir un accueil chaleureux aux clients de votre entreprise sans avoir à quitter la zone de réception.
