La plupart des gens qui travaillent sont bombardés quotidiennement par des e-mails sans fin. Beaucoup de ces courriels sont rapidement analysés et supprimés, s’ils sont même ouverts. Lorsque vous envoyez un courrier électronique professionnel à un collègue, un employé ou un client, vous ne souhaitez pas qu'il se retrouve dans la pile de défausse. Vous familiariser avec le format de courrier électronique professionnel peut faire la différence entre lire votre courrier électronique et le vider dans la corbeille virtuelle.
Quel est le format de courrier électronique professionnel?
Le format de courrier électronique professionnel est une bonne pratique pour envoyer tout type de correspondance au nom de votre entreprise. Il fournit une structure formelle qui vous aide à transmettre votre message et à obtenir une réponse.
Les éléments d'un email professionnel sont les suivants:
- Ligne d'objet détaillée. Utilisez un objet qui encourage le lecteur à ouvrir votre courrier électronique. Plus vous êtes précis, mieux c'est. Incluez quelques mots sur le contenu de l'e-mail - Réunion la semaine prochaine pour discuter de la proposition - plutôt qu'un mot vague, comme Bonjour. En étant spécifique, vous évitez que votre courrier électronique ne soit pris dans un filtre anti-spam. Ne le communiquez jamais au destinataire.
- Salut professionnel. La façon dont vous saluez la personne dépend de votre relation préexistante, si vous en avez une. Si vous vous adressez à quelqu'un de nouveau ou à un poste plus élevé, il est approprié d'utiliser un message d'accueil plus formel, comme Cher M. Jones. Si vous avez déjà travaillé avec cette personne auparavant et que vous entretenez une relation plus informelle, vous pouvez utiliser son prénom, comme Salut Kim Assurez-vous que le nom de la personne est bien orthographié et que l’adresse électronique est correcte.
- Message concis. Le corps de l'e-mail professionnel doit être direct et pertinent. La personne qui le lit n'a pas toujours beaucoup de temps, alors ne le rendez pas trop long et détaillé. Utilisez des phrases et des paragraphes courts et n'incluez que des informations pertinentes. Par exemple, une phrase ou deux sur les raisons pour lesquelles vous aimeriez vous rencontrer et les horaires proposés. Cela facilite également la lecture du message sur leur téléphone, ce qui leur permet d'ouvrir des courriels. Veillez à utiliser un formatage de courrier électronique de base, même si vous êtes tenté d’utiliser beaucoup de couleurs ou d’émoticônes.
- Signature. Lorsque vous envoyez un e-mail professionnel, il est toujours judicieux de fermer avec une signature électronique. Indiquez votre nom, le titre du poste, votre entreprise et vos coordonnées. Il peut également inclure des liens vers vos médias sociaux ou votre site Web, ce qui facilite l'accès du destinataire à ceux-ci. Il suffit de ne pas inclure trop d’informations qui semblent encombrées. Votre signature peut être préprogrammée dans vos paramètres de courrier électronique pour être automatiquement incluse dans tous les courriels que vous envoyez.
Pourquoi devez-vous connaître le format de courrier électronique professionnel?
Un courriel professionnel est essentiellement comme toute autre lettre commerciale, mais envoyé par voie électronique. Et, comme toute lettre commerciale, veillez à utiliser le format correct afin de vous présenter de manière aussi professionnelle que possible. Vous ne souhaitez pas envoyer un courrier électronique trop occasionnel ou impersonnel, en particulier pour un problème commercial important.
Le format de courrier électronique professionnel fournit une structure simple qui peut être adaptée à tout type de courrier électronique professionnel. Il est conçu pour indiquer aux destinataires exactement de quoi parle le message et les encourager à ouvrir le courrier électronique et à le lire. Le format de courrier électronique professionnel vous permet également d’être formel ou occasionnel, selon le destinataire. Restez toujours professionnel et amical dans votre courrier électronique. Écrivez de manière à encourager le destinataire à lire votre message et à répondre à votre demande.
Vous représentez votre entreprise avec chaque email que vous envoyez. L’apprentissage du format de courrier électronique professionnel peut vous aider à faire bonne impression à la fois auprès de ceux avec qui vous travaillez et de ceux avec lesquels vous souhaitez travailler.
Exemple de format de courrier électronique professionnel
La manière exacte dont vous formatez votre courrier électronique professionnel dépend de votre personnalité, de son contenu et de son destinataire. Suivez ce format de courrier électronique professionnel de base:
Objet: Révision du plan marketing estival
Salut Sam,
Vous trouverez ci-joint le plan marketing estival que j'ai élaboré. Je l’apprécierais si vous pouviez le consulter et laissez-moi savoir si vous avez des suggestions.
Aurez-vous le temps de l'examiner avec moi mardi ou mercredi prochain?
Je vous remercie,
Jenny
titre, nom de l'entreprise et coordonnées
Comme toujours, veillez à vérifier l'orthographe et la grammaire avant de cliquer sur Envoyer.
