Les entreprises d’aujourd’hui ont la chance de disposer de nombreux outils pour faciliter une communication efficace. Des applications de messagerie aux appels vidéo en passant par les plates-formes de collaboration en ligne, les moyens de communiquer avec vos collègues, clients, partenaires et partenaires commerciaux ne manquent pas. Bien qu'il existe plusieurs systèmes de communication que les entreprises peuvent intégrer à leurs processus quotidiens, les qualités d’une communication efficace sont toujours indispensables, quelle que soit la plate-forme utilisée.
Écoutez attentivement la conversation
L'écoute est un élément essentiel pour une communication efficace. En affaires, il est important de pratiquer une écoute active, c’est-à-dire s’efforcer d’entendre et de comprendre ce que quelqu'un vous dit. Si un collègue vous parle d’un problème avec un client, il est important de comprendre les détails avant de vous lancer avec une solution.
Les gens n'aiment pas discuter avec quelqu'un qui ne prend pas le temps d'écouter ce qu'il a à dire. Pour montrer à votre collègue que vous listez activement, vous pouvez répéter ou reformuler certaines parties de leur conversation pour montrer que vous comprenez bien la situation avec le client. Poser des questions pour obtenir des éclaircissements sur les détails est également un moyen d'écouter activement et de comprendre de manière globale la situation dans son ensemble.
Connaissez votre public
Modifier le message en fonction de l'audience est un critère de communication efficace. Ce que vous avez à dire à une personne ne conviendra pas à une autre en raison de son rôle dans l’organisation et de sa connaissance du sujet. Pour faire passer votre message de manière efficace, vous devez modifier votre langue, votre ton et le support afin qu'ils soient adaptés à votre public.
Par exemple, la manière dont vous parlez à un responsable de votre organisation peut être différente de celle que vous communiquez à un pair, même si le contenu de votre message est identique. Certaines personnes utilisent un langage plus formel avec leurs supérieurs tout en utilisant un langage professionnel occasionnel avec des collègues. La culture de votre entreprise affectera également votre façon de communiquer avec les parties prenantes internes et externes.
Soyez concis, complet et correct
Une communication succincte et précise aide à éviter les répétitions et les frustrations. En supprimant les détails inutiles de la communication, vous pouvez réduire les risques de malentendus. De nos jours, la capacité d’attention des gens est courte et il est donc plus efficace de faire passer votre message en dix minutes que de prendre 30 minutes. Par exemple, si vous rencontrez un client au sujet d’une opportunité de vente, montrez-lui que vous respectez son temps en gardant votre présentation aussi concise que possible.
Bien qu'une communication efficace soit courte et concise, elle doit également être complète. Cela signifie que le message doit inclure tous les faits pertinents et doit être organisé de manière logique, de sorte qu’il soit facile à suivre. En fonction de vos interlocuteurs, vous pouvez assumer certains aspects de leurs connaissances tout en fournissant des détails qu’ils ne connaissent peut-être pas. Fournir la pleine signification du message est essentiel pour communiquer efficacement. Par exemple, si vous travaillez avec un nouveau partenaire et que vous discutez de l’achat de fournitures auprès de ce dernier, il est essentiel de leur fournir toutes les spécifications du matériel dont vous avez besoin. Sans ces informations précieuses, le fournisseur risque de ne pas être en mesure de livrer les pièces appropriées, ce qui pourrait être source de frustration, de retards et de mauvaises relations.
Fournir les faits tels qu’ils sont sans les exagérer est l’une des qualités d’une bonne capacité de communication et évite les ambiguïtés et la confusion. Par exemple, si vous traitez d’une plainte d’un client avec un employé, vous devez obtenir les commentaires des deux parties pour comprendre le problème.
Incorporer les commentaires dans le message
Une communication efficace implique de donner et de recevoir des commentaires en temps opportun. Les commentaires permettent de montrer à vous et à la personne avec laquelle vous communiquez si le message a été envoyé et reçu avec précision. Si le retour d’information est complètement hors de la base, cela peut indiquer que vous n’avez pas bien communiqué ou que le destinataire n’a pas bien compris votre signification.
Dans un environnement professionnel, le retour d’information est essentiel lorsque vous travaillez en équipe. Par exemple, si vous occupez un poste de direction, vous devrez fournir à vos collaborateurs des informations constructives sur leurs performances, leur rôle et leurs compétences en matière de communication avec les clients. La rétroaction implique également de faire des éloges, ce qui peut stimuler le moral de l'entreprise et accroître la camaraderie.
En plus de fournir des informations en retour, une communication efficace nécessite également de les recevoir. Les commentaires constructifs sont utiles pour améliorer vos performances au travail. Par exemple, si vous êtes chargé de prononcer un discours lors d’une réunion à l’échelle de votre entreprise, demandez aux membres clés de votre personnel de vous donner leur avis après le discours. Leurs réactions vous diront si votre discours a été efficace pour faire passer votre message et si votre personnel a compris les points principaux que vous vouliez communiquer. Leurs commentaires vous indiqueront également les domaines dans lesquels vous devez améliorer vos compétences en communication. Par exemple, si le discours était trop long comme critique, vous savez que pour la prochaine fois, vous pourrez travailler à être plus concis dans votre communication.
Montrez le respect par votre conversation
Le respect des personnes avec lesquelles vous communiquez est un critère important pour une communication efficace. Les gens sont plus motivés à s’engager avec vous si vous faites preuve de respect pour eux et pour leurs idées. Par exemple, si vous rencontrez un client potentiel pour la première fois, vous pouvez faire preuve de respect en lui adressant son nom, ce qui lui permet de se sentir apprécié. Prendre le temps de prendre connaissance de leurs activités et de les aborder dans le cadre de leur conversation contribue grandement à montrer que vous les respectez.
Si vous parlez à un partenaire au téléphone, montrez votre respect en restant concentré sur la conversation en cours. Au lieu de vérifier vos courriels ou de naviguer sur le Web tout en parlant au téléphone, rester respectueux avec eux pendant l'appel téléphonique est la chose la plus respectueuse à faire.
Lorsque vous communiquez par courrier électronique avec des collègues, prenez quelques minutes de plus pour relire votre message, de sorte qu’il soit exempt de fautes de frappe, d’orthographe ou de fautes grammaticales. Vous faites preuve de respect en prenant le temps de construire votre message avec soin.
Ne pas oublier la communication non verbale
Les mots que nous utilisons pour communiquer représentent moins de 10% du message que nous transmettons. Cela signifie que les signaux non verbaux sont essentiels à une communication efficace. Le ton de votre voix montre ce que vous ressentez lorsque vous communiquez. Si vous voulez être amical, par exemple, assurez-vous que votre ton est amical.
Vos gestes de la main, votre attitude et votre langage corporel aident à transmettre le sens de vos mots. Croiser les bras signale que vous êtes défensif ou fermé tout en établissant un contact visuel indique que vous souhaitez établir une connexion.
Faites attention aux signaux non verbaux communiqués par la personne à qui vous parlez. Leur posture, leur ton et leur langage corporel vous montreront comment ils se sentent par rapport à ce que vous dites et vous aideront à orienter votre façon de communiquer avec eux.
Exigences d'un bon système de communication
Un bon système de communication exige que vous choisissiez le bon système de communication pour le travail à effectuer. Avec autant d'options disponibles telles que téléphone, messagerie, courrier électronique et en personne, vous devez choisir le support qui convient le mieux au sujet de la conversation. Par exemple, vous ne demanderiez pas à votre patron de démissionner de votre poste ou de demander une augmentation. Ce genre de conversation importante devrait avoir lieu en personne. De même, vous n'avez pas besoin d'une réunion en personne pour des problèmes professionnels mineurs, qui peut être communiquée par courrier électronique pour gagner du temps et des ressources.
