La législation de la COBRA autorise les employés et les personnes à leur charge qui étaient couverts par un régime collectif d’assurance maladie d’employeurs à maintenir leur couverture maladie dans les situations où elle serait normalement perdue, par exemple une mise à pied ou une réduction du nombre d’heures travaillées. La législation COBRA s’applique à tous les régimes collectifs de santé des employeurs, à l’exception des petits employeurs de moins de 20 employés. La COBRA exige l'envoi d'avis et d'informations permettant aux bénéficiaires du régime de continuer à bénéficier de l'assurance maladie en payant jusqu'à 102% de leurs primes d'assurance maladie. Le non-respect des règles et règlements de COBRA peut entraîner de lourdes pénalités pour un employeur.
IRS Sanctions de la taxe d'accise
L’IRS est autorisé à imposer une pénalité de taxe d’accise en cas de non-respect par un employeur des directives COBRA. L'IRS accorde à l'employeur un délai de grâce de 30 jours pour remédier à une violation imputable à une négligence ou à un accident. Si l’IRS perçoit une taxe d’accise sur l’employeur, le minimum est le plus élevé des montants suivants: 2 500 USD pour chaque bénéficiaire touché par la violation de la règle ou 100 USD par jour pendant la période de non-conformité de l’employeur. Dans certaines circonstances où l'IRS détermine que la violation n'est pas minimale, les employeurs peuvent être passibles d'une amende pouvant aller jusqu'à 15 000 $. Les réglementations de l'IRS fixent un plafond à la taxe d'accise maximale qu'un employeur peut payer en un an: le moindre de 10% des coûts du plan de santé de l'employeur l'année précédente, ou 500 000 USD.
Pénalités ERISA
Le ministère du Travail peut également imposer des pénalités pour violation de la loi COBRA. La COBRA relève de la compétence du Département du travail, qui administre la loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA). COBRA est codifié au titre 1 d'ERISA. Le Département du travail n’a compétence que sur les dispositions de notification et de divulgation de la COBRA; l'IRS est compétent pour toutes les autres affaires concernant la COBRA. Le ministère du Travail a mis en place une pénalité journalière pour les employeurs qui ne respectent pas les règles de notification et de divulgation de la COBRA: les pénalités ERISA s'élèvent à 110 dollars par jour et par violation.
Sanctions civiles
Un employé peut intenter une action civile privée pour violation de la loi COBRA devant un tribunal d'État ou fédéral. Cela s'ajoute aux éventuelles pénalités imposées par l'IRS ou le ministère du Travail. Si un employé ou un bénéficiaire obtient gain de cause contre un employeur devant un tribunal, il peut obtenir divers dommages et intérêts, notamment les frais médicaux, les indemnités pécuniaires et les honoraires d’avocat. En outre, un tribunal peut accorder une mesure injonctive à un bénéficiaire, ce qui signifie qu'il peut ordonner à l'employeur de faire ou de cesser de faire quelque chose qui nuit au bénéficiaire.
Eviter les pénalités COBRA
Les employeurs peuvent faire plusieurs choses pour éviter d’être tenus pour responsables des violations de la loi COBRA. Les membres du service des ressources humaines de l’employeur doivent connaître les dispositions de la COBRA. Les employeurs devraient envisager de retenir les services d'un avocat spécialisé en droit du travail afin de tenir l'entreprise informée des modifications apportées par COBRA. Un avocat peut également indiquer si une assurance entreprise couvrirait les erreurs commises par les employés dans le respect des exigences de la COBRA. En outre, des administrateurs tiers sont disponibles pour gérer les notifications et les informations COBRA. Dans certains cas, si l'administrateur fait une erreur, vous pouvez toujours être tenu responsable.
