Bien que les courriels et les appels téléphoniques rapides soient suffisants pour de nombreux objectifs professionnels, il reste encore certaines choses à gérer avec la permanence et le professionnalisme d'une lettre. Différentes situations nécessitent différentes lettres et, même s'il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'écrire une lettre professionnelle, il peut être utile de vous familiariser à l'avance avec certains des types de lettres les plus courants.
1. Lettres de commande
Comme son nom l'indique, une lettre de commande est écrite pour passer une commande de marchandises. Ces lettres sont très courantes, mais elles sont aussi très formelles et doivent être écrites de manière très précise et spécifique. C'est pourquoi il peut être utile de rechercher un modèle pour ces lettres avant de les écrire.
2. Lettres de vente préliminaires
Lorsque vous souhaitez vendre des produits à un nouveau client, vous devez vous présenter. Ceci est très similaire à la façon dont vous vous présenteriez à quelqu'un lors d'une soirée puisque vous voulez faire une bonne première impression dans les deux situations. Vous souhaitez montrer à vos clients cibles quels produits ou services vous proposez, comment ceux-ci peuvent les aider et en quoi votre entreprise est différente des autres.
3. Annonces par lettre circulaire
Une circulaire est ainsi nommée car elle est distribuée à un large public. En d'autres termes, alors que la plupart des lettres sont des correspondances privées entre deux parties ou plus, une circulaire est distribuée à d'énormes groupes à la fois. Étant donné qu'ils sont destinés à de nombreux lecteurs, ils doivent être écrits pour votre membre du public cible. Rappelez-vous également de les garder suffisamment génériques pour plaire à tous ceux qui les reçoivent.
4. Lettres de reconnaissance
Ces lettres sont envoyées uniquement pour accuser réception du document ou du paquet commercial que votre entreprise a reçu. Ils fonctionnent essentiellement comme un reçu et doivent être envoyés dès que l'article a été reçu.
5. Lettres de suivi
Des lettres de suivi peuvent être envoyées après de nombreux types de correspondance. Un demandeur d'emploi peut envoyer un suivi après une entrevue. Un vendeur peut en envoyer une par semaine ou deux après l’envoi d’une lettre de présentation. Ils peuvent être envoyés après une réunion pour réitérer les accords conclus par les deux parties. Celles-ci servent essentiellement à rappeler au destinataire une communication préalable et à lui demander instamment de progresser sur la prochaine étape de la relation ou du projet.
6. Lettres d'excuses du service clientèle
Dans le monde des affaires, parfois, les choses tournent mal. Qu'il s'agisse ou non de la faute de votre entreprise et que cela aurait pu ou non être évité, une lettre d'excuses peut grandement contribuer à rétablir les liens avec un client lésé. Ces lettres passent souvent par le service juridique pour s'assurer que l'entreprise ne s'expose pas à une responsabilité légale.
7. Lettres d'intérêt
Les lettres d’intérêt sont le plus souvent utilisées par les demandeurs d’emploi informant les employeurs de leur intérêt pour un poste au sein de l’entreprise, mais elles peuvent également servir à indiquer que votre entreprise souhaite travailler sur un projet spécifique avec une autre entreprise ou une organisation à but non lucratif.
8. Lettres de condoléances
Qu'elles pleurent la perte d'un employé, d'un rival, d'un partenaire ou de quiconque dans votre entourage professionnel, les lettres de condoléances ne sont pas faciles à écrire, mais elles peuvent constituer un geste touchant aux personnes les plus touchées par le décès.
9. Mémorandums en cabinet
Bien que les notes de service soient souvent informelles, ces communications internes ressemblent à des lettres commerciales d’un employé à un autre. Les mémos peuvent être écrits sur presque tous les sujets, allant des ajouts au code vestimentaire aux infractions graves commises par les employés.
10. Lettre de recommandation
Même s'il est toujours agréable de féliciter un employé qui dépasse les attentes, il convient de les réserver à des actions vraiment remarquables, car plus elles sont distribuées, moins elles comptent pour ceux qui les reçoivent.
