Les rapports sont essentiels à la gestion de toute entreprise. Ils peuvent informer les patrons et les superviseurs de la position exacte de la société sur différents projets, qui peuvent ensuite être signalés à leurs supérieurs. La planification des formats de rapport nécessite des informations spécifiques qui faciliteront l’utilisation de vos formulaires par ceux qui effectuent le travail documentaire. Les bonnes formes donnent également au planificateur de la place pour la créativité. Avant d’imprimer votre rapport, il est essentiel de créer un formulaire de rapport que vous pouvez utiliser pendant de longues périodes.
Articles dont vous aurez besoin
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Papier
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Crayon
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La gomme
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Stylo à encre permanent noir
Notez toutes les informations que vous devrez inclure dans le rapport sur une feuille de papier, puis transformez ces points en format de question ou de commande. Mettez cette page de côté. Effectuez cette étape sur un ordinateur si cela vous semble moins déroutant, mais si vous écrivez ces informations sur un morceau de papier, vous pouvez les relayer plus facilement vers votre format sur l'ordinateur lorsque vous êtes prêt à les ajouter au lieu de revenir en arrière. et-vient entre plusieurs documents.
Formez la première ébauche du rapport sur votre deuxième feuille de papier. Mettez le logo de votre entreprise en haut de la page et ajoutez le formulaire de rapport en gros caractères gras en haut. Pour cet exemple, nous allons utiliser un formulaire générique pouvant être adapté à tout projet.
Créez une première section pour obtenir des informations sur le projet spécifique. Cela peut inclure que le rapporteur écrive le nom du projet, son numéro ou tout système que vous utilisez pour identifier votre projet. Ensuite, écrivez une demande qui identifie si le rapport est un rapport intermédiaire ou un rapport final sur le projet. Par exemple:
Premier cercle:
Rapport intermédiaire Rapport final
ou:
De quel type de rapport s'agit-il? ****
ou:
Type de rapport: Final intérimaire (encerclez un)
Faites la deuxième section sur la personne qui remplit le formulaire. Indiquez le nom, le poste ou le titre, les responsabilités spécifiques du projet sur lequel ils font rapport et ce qu’ils vont joindre ou inclure dans leur rapport.
Développez la dernière section du rapport en demandant au journaliste de détailler ce qui a été accompli de son côté. Pour les rapports intermédiaires, vous pouvez laisser une autre section au rapporteur pour lui indiquer les prochaines étapes et donner une date approximative d'achèvement de la prochaine phase. Vous pouvez également choisir d'inclure un contrat à la fin du rapport pour indiquer que les employés ne divulgueront aucune information. Toute l'information fournie est correcte au meilleur de leur connaissance.
Mettez le format de rapport dans l'ordinateur à l'aide d'un programme d'écriture ou de votre programme préféré et imprimez autant de copies que vous le souhaitez, ou créez le brouillon final et faites-en plusieurs copies pour le conserver dans votre dossier.
Conseils
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Vous pouvez utiliser différents logiciels pour constituer le brouillon final du formulaire de rapport avant d’imprimer en vrac. N'oubliez pas de garder vos lecteurs à l'esprit et de présenter les informations de manière à être mieux comprises par la majorité de vos employés.
