De nombreuses entreprises émettent des cartes de crédit aux employés pour divers achats, notamment des fournitures de bureau, des repas liés aux affaires et des frais de déplacement. Toutefois, les employés peuvent parfois utiliser la carte de crédit de l'entreprise de manière abusive, en la glissant pour les mauvais types de dépenses liées au travail ou, pire, pour leur usage personnel, y compris les avances de fonds, les déplacements personnels, les dépenses liées au domicile, etc. Une fois que vous découvrez qu'un employé a utilisé le crédit de l'entreprise de manière inappropriée, agissez rapidement afin que les autres employés ne suivent pas la mienne ou que l'utilisation abusive continue.
Examinez les dossiers de crédit de l'entreprise pour déterminer quels frais sont inappropriés ou non liés à l'entreprise. Mettez-les en surbrillance et faites des copies pour le service des finances et, le cas échéant, pour le dossier personnel de l'employé. Cela vous donne non seulement une idée de l'utilisation abusive de la carte, mais vous fournit également un point de référence à utiliser lorsque vous parlez à l'employé.
Consultez les ressources humaines avant de parler à l'employé. Il est fort probable qu'ils devront être dans la pièce avec vous lorsque vous interrogerez l'employé sur les accusations. En outre, ils peuvent vous indiquer comment procéder si l'employé admet avoir détourné la carte pour son usage personnel, en particulier s'il savait que cela était contraire aux règles de l'entreprise.
Planifiez une réunion avec l'employé. Demandez-lui s'il a reçu une copie des directives de la compagnie lorsqu'il a reçu la carte. Cela vous indique s'il était au courant des politiques relatives à l'utilisation du crédit de l'entreprise. Donnez-lui une chance de s'expliquer et de déterminer si les accusations étaient délibérées, s'il était même responsable des accusations ou s'il s'agissait simplement d'utiliser la mauvaise carte pour les mauvais types d'achats. Si l'action était malveillante et délibérée, vous devrez peut-être prendre des mesures disciplinaires. La sévérité de la discipline devrait dépendre de son bilan général ainsi que du montant de l'accusation, de sa volonté d'admettre son indiscrétion et du niveau de remords qu'il manifeste. Enregistrez la conversation, avec sa permission, au cas où vous auriez besoin de poursuivre l'affaire, par exemple en déposant des accusations criminelles.
Commencez quelle que soit la marche à suivre qui correspond au niveau d'utilisation abusive. S'il s'agissait simplement d'une utilisation abusive non intentionnelle, répétez les consignes relatives à l'utilisation de la carte et donnez une autre chance à l'employé. Si les accusations ont un sens, utilisez les directives de votre entreprise pour prendre la meilleure décision possible, en tenant compte de l'historique de l'employé et de la nature des accusations.Si les accusations se chiffrent par milliers, cela sera considéré comme un vol qualifié dans la plupart des États, et vous n’auriez peut-être pas d’autre choix que de contacter votre service de police local et de le laisser poursuivre l’accusation contre l’employé.
Instituer des directives plus strictes concernant l’utilisation des cartes de crédit. Selon le site Web Inside Indiana Business, vérifiez les charges tous les mois et signalez celles qui paraissent suspectes. Faites-en une règle à demander aux employés avant d’imposer des frais supérieurs à un certain montant. Limitez le nombre de cartes que vous remettez aux employés, en permettant uniquement à ceux qui doivent acheter régulièrement des fournitures pour que l’entreprise puisse conserver un compte de crédit de l’entreprise.
