La communication au sein d'une organisation est essentielle. Plus les employés sont connectés et informés, plus ils auront confiance en leur employeur. Les recherches indiquent que les employés préfèrent les interactions en face à face avec leurs supérieurs, mais les contraintes de temps et la taille d'une organisation ne permettent pas toujours une telle approche. Les mémos de la société sont un autre moyen de communiquer des informations importantes au public interne d’une organisation. Moins formels que les lettres commerciales, ils peuvent annoncer de nouvelles politiques ou des changements organisationnels, fournir les informations demandées ou servir de mise à jour de projet. Apprendre à rédiger un mémo d’entreprise fournissant les informations dont les employés ont besoin contribuera à renforcer le «pouvoir intérieur» de votre entreprise.
Articles dont vous aurez besoin
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Image numérique du logo de l'entreprise
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Logiciel de publication assistée par ordinateur
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Imprimante
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Papier
Insérez le logo de la société sous forme d'image en haut de votre page.
Créez un titre qui se lit (en toutes lettres majuscules) «MEMO», «MEMORANDUM» ou «CORRESPONDANCE INTERNE». Celui-ci peut être centré en haut ou aligné avec la marge de gauche.
Après le titre, insérez une ligne d’espace, puis les mots «À:», «DE:», «DATE:» et «OBJET:» (vous pouvez également remplacer «OBJET:» à la place de «OBJET:») par les informations appropriées suivies d'un retour brutal. L'arrangement peut varier. Chaque élément peut avoir sa propre ligne pour un total de quatre lignes, ou vous pouvez le diviser en deux colonnes: la première contenant «TO:» et «FROM:» et la seconde avec «DATE:» et «SUJET». inclure une adresse intérieure ou une salutation (“Cher…”).
Commencez le corps de votre mémo à la deuxième ou à la troisième ligne sous l'en-tête. Si votre mémo est un message de routine, ouvrez-le directement. Les mémos qui génèrent de mauvaises nouvelles doivent s’ouvrir avec une déclaration neutre étroitement liée au sujet du mémo, connu sous le nom de tampon dans la communication professionnelle, afin de préparer les lecteurs à l’information négative. Selon les nouvelles, vous pouvez choisir parmi plusieurs stratégies pour cette ouverture. Assurez-vous qu'il est sincère, pertinent, honnête et bref.
Utilisez le reste de votre espace pour fournir des détails importants. Le ton devrait être conversationnel. Utilisez des sous-titres pour faciliter la lecture des mémos plus longs. Vous pouvez également inclure des tableaux, des graphiques ou d’autres éléments visuels. Les écrivains qui cherchent à convaincre leurs publics devraient indiquer en quoi et pourquoi ces informations seront bénéfiques tant pour les employés que pour l’entreprise dans son ensemble.
Terminez sur une note positive et amicale. N'incluez pas de fermeture ou de signature gratuite.
Imprimez le mémo et initialez-le par votre nom en haut ou préparez le mémo pour qu'il soit envoyé par courrier électronique (vous pouvez perdre une partie du formatage en l'envoyant par voie électronique). Si le mémo doit être envoyé à plusieurs destinataires, il peut être moins coûteux d’imprimer un exemplaire, de le parapher, puis de faire des photocopies.
Distribuer. Il peut être remis à la main, envoyé par courrier électronique, par courrier interoffice ou par la poste.
Conseils
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Utilisez le format de bloc (pas d’indentation) avec une ligne d’espace entre chaque paragraphe. Concentrez-vous sur un sujet. Essayez de garder le mémo sous deux pages. Les mémos ne doivent être utilisés que par votre public interne. N'envoyez pas de mémo à des personnes extérieures à votre entreprise. Écrivez une lettre à la place. Si vous adressez le mémo à certaines personnes plutôt qu’à un département ou à un membre du personnel en général, alphabétisez votre liste de destinataires, à moins que des personnes occupant certains postes ne méritent d’être placées plus en avant.
