Le service communautaire est un travail noble - mais cela ne se produirait souvent pas sans l'important travail de routine qui se déroule dans les coulisses. L'organisation d'un événement de service communautaire est une entreprise à plusieurs facettes, et il incombe au président de s'occuper de chaque détail. La planification préalable est cruciale et implique tout, de la définition des objectifs à la délégation des tâches. Si vous établissez une liste de composants à l'avance, vous augmentez les chances de réussite de votre événement.
Choisissez une cause. De nombreux types de projets relèvent du domaine des services communautaires. Certaines idées incluent des projets pour promouvoir l'environnement, promouvoir la sécurité, lutter contre le crime ou aider les sans-abri.
Considérez la raison principale pour laquelle le projet est nécessaire. Si vous planifiez l'événement pour le compte d'une organisation, déterminez si l'événement s'inscrit dans l'esprit de sa mission organisationnelle.
Fixer des objectifs. Identifiez les objectifs spécifiques du projet et assurez-vous qu'ils sont mesurables. Des objectifs mesurables vous aideront à évaluer l'événement une fois celui-ci terminé.
Concevez l'événement. Choisissez la date, l'heure et le lieu. Ensuite, réfléchissez à ce qu’il faudrait - un orateur intéressant, une cuisine ou une activité unique - pour que l’événement soit considéré comme amusant et utile.
Décrivez les besoins en personnel. Détaillez les tâches spécifiques et qui les exécutera. Recruter des volontaires pour combler ces postes.
Énumérer les ressources, le matériel et les fournitures nécessaires. Aux fins de la budgétisation, notez si chaque article sera donné ou acheté. Si vous en avez fait don, enregistrez la valeur en nature.
Par le biais de communications écrites ou de présentations personnelles, invitez des partenaires potentiels, tels que des sponsors potentiels, à participer à l’événement. Racontez une histoire convaincante sur l'impact positif de votre projet sur la communauté. Puis expliquez-leur ce qu’ils peuvent faire pour aider.
Complétez un projet de budget en indiquant tous les revenus et dépenses prévus. Incorporer toutes les ressources, matériaux et fournitures de votre liste dans le budget des dépenses. Assurez-vous que la valeur des articles donnés est reflétée dans le budget.
Promouvoir l'événement. Communiquez sur l'événement par tous les moyens possibles, tels que communiqués de presse, courriers, invitations personnelles, affiches, annonces sur le site Web et par le biais de divers médias sociaux. Le simple bouche-à-oreille est également très efficace pour faire passer le mot. Assurez-vous de promouvoir l'événement dans les écoles de la région (le cas échéant), car de nombreux étudiants sont tenus d'effectuer des heures de service communautaire et peuvent être disposés à participer.
Élaborez un autre plan au cas où quelque chose se passerait mal - il n’est jamais mauvais d’avoir un plan B. Décrivez les problèmes potentiels (tels que les intempéries) qui pourraient entraver la bonne réalisation du projet. Ensuite, formulez des solutions à ces problèmes (par exemple, en déplaçant l'événement à l'intérieur).
Formuler un plan d'action spécifique. Énumérez les étapes spécifiques à suivre pour mener à bien le projet. Afficher les dates prévues pour chaque étape. Répartissez les étapes du jour de l'événement sur une liste séparée, car il peut s'agir de la liste la plus détaillée et la plus référencée au cours de l'événement lui-même.
