Un grand livre général est un fichier ou un livre dans lequel une entreprise enregistre toutes ses transactions financières. Au début de chaque exercice, un nouveau grand livre général est ouvert avec un solde d'ouverture. Au cours de cette année, le comptable ou le comptable entrera chaque transaction, séparée dans des comptes assignés. Cela se fait généralement à l'aide de codes de compte attribués par l'entreprise. Non seulement un grand livre aide une entreprise à déterminer où se trouve l'argent, mais il permet également de prévoir les besoins futurs au cours du prochain exercice.
Dans la première cellule de la feuille de calcul, ou dans l'espace en haut à gauche du journal de copie papier, entrez "G / L Code". C'est ici que les codes de compte du grand livre seront entrés. Chaque code de compte est attribué à un département ou une catégorie spécifique, tel que des fournitures de bureau, des frais postaux ou des services juridiques.
Dans la deuxième cellule de la feuille de calcul ou le deuxième espace de la première ligne du grand livre, entrez "Date de la facture". Dans cette colonne, la personne responsable entrera la date à laquelle le crédit ou le débit a eu lieu. Entrez "Numéro de facture" dans la cellule suivante.
Dans les trois cellules ou espaces suivants, entrez "Demandé par", "Montant du chèque" et "Versé à". La personne responsable de la gestion du grand livre indiquera qui a demandé un chèque, pour combien et à qui il a été fait. Dans la cellule ou l'espace ci-dessous, entrez "Objectif" pour permettre une description détaillée de la dépense.
Dans la dernière cellule ou espace du grand livre de la première ligne, entrez "Solde". Entrez le solde d'ouverture de l'exercice dans la première cellule de cette colonne sous l'en-tête.
Entrez une formule pour insérer automatiquement le solde restant dans la colonne "Solde" si vous utilisez un tableur tel que Microsoft Excel. La syntaxe de cette formule serait "= dernier solde - montant de la vérification". Si vous utilisez un livre papier, le solde devra être calculé manuellement.
Conseils
-
Si l'entreprise utilise plusieurs sous-comptes sous un code G / L, tels que des codes pour les fournitures de bureau imputées à des services spécifiques, utilisez des onglets de feuille de calcul ou des pages de registre différents pour chaque service, en utilisant le solde du budget de chaque service.
