Pour faire bonne impression lorsque vous écrivez au directeur d’une entreprise, vous devez créer un document clair, concis, de qualité professionnelle et sonore. Les lettres commerciales sont plus formelles que les courriels et suivent généralement des protocoles spécifiques. La façon dont vous formatez, adressez et ouvrez votre lettre guide l’impression que le destinataire a de vous; Par conséquent, veillez à respecter les normes professionnelles afin que le contenu de la lettre soit pris au sérieux.
Indiquez votre adresse postale complète en haut de la page. Formulez votre adresse comme vous le feriez sur une enveloppe postale avec les villes, les états et les codes postaux sur la deuxième ligne suivant votre numéro et votre nom de rue. Vous pouvez également indiquer votre numéro de téléphone et votre adresse électronique immédiatement après votre adresse.
Inscrivez la date dans la ligne qui suit immédiatement votre adresse. Inscrivez la date complète, par exemple le 14 mars 2011 plutôt que le 14/03/11. La date, avec le reste de la lettre, doit être laissée justifiée.
Passez quatre lignes après la date et écrivez l’adresse du responsable qui recevra votre lettre. C'est un peu différent de la façon dont vous avez inscrit votre propre adresse. La première ligne de cette section doit être le nom du responsable à qui votre lettre est adressée. La ligne suivante correspond au poste exact du manager dans la société, suivi du nom de sa société sur la troisième ligne. Vient ensuite l'adresse postale du responsable, comprenant la ville, l'état et le code postal. Ne pas énumérer son numéro de téléphone ou adresse e-mail.
Passez une ligne et écrivez ensuite vos salutations, telles que "Chère Mme Stevens" ou "Cher M. Jones". La salutation devrait être suivie d'un colon.
Écrivez le reste de votre lettre.
