Déménager une entreprise peut être une période excitante mais stressante. Pour assurer une transition en douceur, obtenez l'engagement des employés pour le processus, préparez des plans et des calendriers détaillés et anticipez un certain degré de retard et de ralentissement de l'activité.
Communiquer sur le déménagement
Prévenez les employés à propos du déménagement et de ce que cela signifiera pour l'entreprise, les clients et les fournisseurs, ainsi que pour le personnel et leurs familles. Un déménagement sur de longues distances peut avoir un impact important sur les employés, en particulier s'ils doivent modifier leurs trajets quotidiens ou modifier leurs routines de garde d'enfants ou leurs horaires domestiques. Fournissez un calendrier pour le déménagement incluant les dates clés, telles que le moment où les clients seront informés, le moment où les documents personnels doivent être emballés et le moment où le déménagement aura lieu.
Impliquer les membres du personnel
Impliquez les employés dans le déménagement en créant des comités du personnel ou des agents de liaison des départements qui seront responsables de l'organisation des divers aspects du déménagement. Permettez aux membres du personnel de poser des questions, d'exprimer leurs préoccupations et de faire des suggestions sur les moyens de minimiser les temps d'arrêt ou les interruptions des activités et des tâches de l'entreprise. Faites en sorte que la relocalisation ressemble à une aventure plutôt qu’à un facteur de stress en mettant l’accent sur les aspects positifs, tels que plus d’espace pour tous ou la possibilité de donner votre avis sur la conception et l’aménagement des bureaux.
Développer un système d'organisation
Encouragez les employés à utiliser le déménagement comme une occasion de nettoyer leurs bureaux ou leurs bureaux, d’éliminer les fichiers et de mieux s’organiser. Coordonnez le déménagement en attribuant aux départements des codes de couleur et aux employés des numéros d'identification à utiliser pour l'emballage et l'étiquetage du matériel de bureau, du mobilier, des fournitures, des fichiers et d'autres articles à déplacer. Insistez pour que les employés, comme les photos, les récompenses et le décor du bureau, soient emballés et transportés avant le déménagement pour des raisons de sécurité.
Assurer la transition informatique
Bien qu'il soit prévisible que le déménagement d'un bureau prenne du temps, il faut tout mettre en œuvre pour que le matériel de bureau et l'informatique soient en place et opérationnels le premier jour dans le nouveau bureau. Cela permettra aux membres du personnel de rester en contact avec les clients et les autres parties prenantes, d'accéder au courrier électronique et de se sentir connectés lorsqu'ils s'installent dans un nouvel espace. Préparez-vous aux perturbations potentielles pendant le déménagement en repoussant les échéances importantes ou en allongeant les délais du projet afin de réduire le stress des employés. Publiez un avis sur votre site Web et sur l’enregistrement de la messagerie vocale de votre bureau, indiquant aux clients que vous êtes dans une phase de transition et vous permettant ainsi de maintenir des niveaux de service élevés.
Déplacements à distance
Si vous déplacez vos bureaux sur une distance importante, certains membres du personnel peuvent être confrontés au choix entre déménager leur foyer personnel ou trouver un nouvel emploi. Si tel est le cas, prévenez le plus tôt possible le déménagement et aidez les employés à prendre toute décision qu’ils prennent. Par exemple, pour les membres du personnel souhaitant effectuer le déménagement, fournissez des références à des professionnels de l'immobilier spécialisés dans les délocalisations d'entreprises. Si un membre du personnel ne peut pas déménager, faites des recommandations pour les nouveaux postes en appelant des faveurs de collègues.
