Le système de ressources humaines (HRS) est un système informatique qui capture, stocke et partage des informations relatives aux pratiques, aux politiques et à la gestion des ressources humaines dans une organisation. Il est également appelé système de gestion des ressources humaines (SGRH), système d’information des ressources humaines (SIRH), système de gestion du capital humain (HCMS) et technologie de l’information des ressources humaines (HRIT). Une HRS aide une organisation à gérer tous les aspects complexes et interdépendants des ressources humaines, y compris le respect des lois du travail fédérales et des États.
Structure HMS
Une HRS automatise des fonctions cruciales de gestion des ressources humaines, telles que la gestion des employés, la rémunération et les avantages, et l'aide à la décision. Il est constitué d’un ensemble de bases de données intégrées liées à des unités de traitement fonctionnelles, telles que l’embauche, le temps et les présences, la rémunération, les avantages sociaux et les pensions, les compétences et la formation des employés. Les bases de données étant intégrées, les informations de base, telles que le nom de l'employé, l'adresse et le numéro de sécurité sociale, ne doivent être saisies qu'une seule fois, après quoi toutes les unités de traitement fonctionnelles peuvent extraire et utiliser les informations.
Gestion des employés
La HRS saisit toutes les informations sur les employés depuis leur demande d'emploi initiale jusqu'à leur dernier salaire. Il enregistre des informations d'identification de base, des affectations de travail, des informations sur les performances, le taux de rémunération, l'inventaire des compétences des employés et l'historique de formation. Les informations saisies dans la base de données de gestion des employés sont également utilisées pour les rapports de conformité requis pour la Commission sur l'égalité de l'emploi (EEOC), tels que l'âge, le sexe, l'origine nationale, la race et le handicap.
Avantages et compensation
Les fonctions de rémunération et d'avantages sociaux de HRS recueillent des informations sur les heures travaillées et les utilisent pour calculer les salaires, le montant des impôts fédéraux et des impôts des États et d'autres retenues, telles que l'assurance maladie et les cotisations de retraite. Le système génère des chèques de paie ou des dépôts versés directement sur les comptes bancaires des employés. Il calcule également les vacances gagnées et les congés de maladie avec les totaux pour la période de paie et le total cumulatif.
Aide à la décision
HRS simplifie les activités de reporting et d'aide à la décision en générant des rapports standard sur les ressources humaines, tels que la rémunération, les nouveaux employés et les mutations d'employés. Ces informations sont utilisées pour gérer l'entreprise, mesurer les performances de l'entreprise et planifier l'avenir. HRS permet également aux utilisateurs de générer des rapports spéciaux pour analyser certaines situations et identifier les tendances, telles que l'augmentation du taux de rotation du personnel dans un secteur de l'organisation.
Partage d'information
Les systèmes de gestion des ressources humaines facilitent l’échange d’informations et l’intégration avec les autres systèmes essentiels d’une entreprise, notamment les finances, la comptabilité et la chaîne logistique. Ils permettent également le partage de données avec des tiers, tels que les rapports destinés aux agences de régulation et les transferts de données vers et depuis les administrateurs d’assurance maladie et de régimes de retraite.
Employé libre-service
De nombreux systèmes de ressources humaines incluent une fonction de libre-service pour les employés qui fonctionne via un lien intranet - un site Web sécurisé et privé appartenant à l'entreprise. À l'aide de ce site Web, les employés peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, saisir leurs heures travaillées, s'inscrire à une formation et consulter leurs vacances et congés de maladie accumulés sans avoir à contacter un représentant des ressources humaines. Les employés peuvent consulter leurs informations depuis l'ordinateur sur leur bureau, un ordinateur portable ou un kiosque d'ordinateur situé dans l'usine ou dans l'entrepôt.
