Les procès-verbaux des réunions sont des documents juridiques essentiels pour les organisations à but non lucratif, les agences gouvernementales, les sociétés et les entreprises. Ils fournissent un compte rendu du processus de prise de décision. Les procès-verbaux sont distincts de la dictée. Ils ne sont pas une transcription mot pour mot de ce qui s'est passé lors de la réunion; au lieu de cela, ils sont un enregistrement de qui a assisté, de ce qui a été discuté, des votes qui ont été exprimés et de ce qui a été décidé. Les procès-verbaux sont conservés plusieurs années.
Préparez-vous à enregistrer des procès-verbaux précis
Passez en revue l'ordre du jour de la réunion. Cela vous permettra de planifier des points importants de l’ordre du jour sur lesquels vous devrez prendre des notes. Vous aurez également une idée du nombre de participants à attendre.
Rédiger une fiche de participant. Cela peut être aussi simple qu’un morceau de papier avec le titre de la réunion et la date en haut avec plusieurs lignes numérotées. Vous le distribuerez au début de la réunion pour que les participants le signent.
Assurez-vous que votre équipement d'enregistrement fonctionne correctement. Vous pouvez choisir de prendre des notes sur la réunion sur un ordinateur portable, avec un crayon et du papier ou en enregistrant la réunion. Si la réunion couvre des informations sensibles, discutez de l'enregistrement avec le président et expliquez votre intention d'utiliser l'enregistrement uniquement pour garantir l'exactitude du compte rendu.
Créer un compte rendu de réunion pour le compte rendu
Prenez des notes pendant la réunion. Concentrez-vous sur le sujet de chaque discussion et laissez de côté les commentaires. Par exemple, notez que l’allocation de fonds pour un nouveau bâtiment a été discutée, mais ne notez pas que "la discussion a été animée et animée". Notez qui a proposé chaque motion et ce qui a été résolu.
Créez un document qui sera le compte rendu officiel de la réunion. Le format devrait être le même que celui des procès-verbaux des réunions précédentes. Envisagez d’utiliser six sections: rappel à l’ordre, appel nominal, approbation du procès-verbal de la dernière réunion, questions en suspens, nouvelles affaires et ajournement. Sous chacun, fournissez un résumé bref et neutre de la discussion ou de l'activité. S'il y a eu un décompte des voix, incluez le décompte. Si les votes n'ont pas été comptés, indiquez seulement qu'une motion a été «adoptée» ou «rejetée». Créez un espace pour que les procès-verbaux soient signés par vous-même en tant que preneur de notes et le président, qui approuvera les procès-verbaux.
Distribuez le procès-verbal aux membres du conseil d'administration dans la semaine suivant la réunion et, si la réunion était publique, archivez-le comme dossier public. Apportez des modifications et des corrections si nécessaire. Reportez-vous à vos propres notes ou à votre enregistrement de la réunion si des éclaircissements sont nécessaires.
Enregistrer les procès-verbaux des réunions dans les fichiers de l'entreprise
Classer les procès-verbaux avec ceux des réunions précédentes. Vous pouvez conserver les procès-verbaux dans un classeur, organisé par comité ou par conseil, et par ordre chronologique. Les procès-verbaux des réunions étant des archives légales, conservez-les au siège.
Supprimez l’enregistrement que vous avez fait de la réunion, sauf si votre organisation a pour politique de conserver cet enregistrement. Une fois que vos minutes sont finales, il n’est généralement pas nécessaire de conserver cette sauvegarde, son contenu peut être sensible ou confidentiel.
Copiez et distribuez les procès-verbaux au début de la prochaine réunion. Ceux-ci seront approuvés comme le premier point d’affaires.
Conseils
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Passez en revue les modèles de réunion si nécessaire. Étudiez comment les anciens procès-verbaux étaient conservés ou recherchez en ligne des "Modèles de procès-verbaux".
