Les écarts budgétaires renvoient aux facteurs imprévisibles qui poussent une entreprise à dépenser plus ou moins que prévu dans son budget. La société sépare les coûts de main-d’œuvre et les coûts de matériel lorsqu’elle calcule ses écarts budgétaires. Chacun de ces facteurs étant distinct, une entreprise peut dépenser plus que prévu en salaires et moins qu'elle ne prévoit pour les matériaux, tout en dépensant moins que le budget prévu.
La main d'oeuvre
Les coûts de main-d'œuvre dépendent à la fois du taux de rémunération budgétisé et du nombre d'heures travaillées par les employés. Le budget comprend un taux de salaire moyen pour les travailleurs de la production, tel que 12 $ l'heure. Si l’entreprise emploie des employés plus expérimentés, elle pourrait payer en moyenne 13 dollars de l’heure. Si les employés mettent plus de temps que prévu à effectuer leur travail, l'entreprise finira par payer des salaires plus élevés. L'entreprise budgétise les heures supplémentaires; ainsi, si les travailleurs reçoivent plus ou moins d'heures supplémentaires que d'habitude, cela entraîne également un écart budgétaire.
Matériaux
Le coût des matériaux est l’autre facteur majeur de l’écart budgétaire. L'entreprise budgétise un certain prix de matières premières qu'elle compte utiliser pour fabriquer chaque produit. Par exemple, il peut utiliser 20 $ de matières premières pour fabriquer un produit vendu 80 $. Si les fournisseurs facturent 25 $ pour les matériaux, cela entraîne un écart budgétaire. Le budget peut également varier car les travailleurs gaspillent des matériaux ou sont plus efficaces et utilisent moins de matériaux que l'entreprise ne le prévoit.
Budget flexible
Pour éviter les écarts car une entreprise fabrique plus ou moins de produits que la normale, elle crée un budget flexible. Selon l'Oregon State University, un budget standard définit les coûts en fonction du nombre de produits que la société prévoit de produire, et le budget flexible attribue des coûts en fonction du nombre de produits réellement fabriqués par la société. Le budget flexible élimine les écarts dus au fait que l'entreprise fabrique plus ou moins de biens que d'habitude, ce qui l'aide à déterminer l'efficacité de ses processus de fabrication.
Coût et efficacité
Les matériaux et la main-d'œuvre sont divisés en une variable de coût et d'efficacité. Pour le travail, le coût par heure de chaque employé est séparé de la quantité de produits que chaque employé fabrique par heure. Pour les matériaux, le coût des matières premières est séparé de la quantité de matières premières utilisée par les travailleurs pour fabriquer chaque produit. L'entreprise peut contrôler l'efficacité de son usine, mais pas le prix qu'elle paie pour les matières premières ou la quantité d'argent demandée par les travailleurs.
