Améliorez les délais d'exécution (TAT) dans les laboratoires cliniques - par exemple, le temps nécessaire pour traiter un échantillon ou tester et renvoyer les résultats - en utilisant six méthodes sigma. Six sigma mesure les opportunités et les échecs qualité et s'efforce d'éliminer les défauts en s'appuyant sur des initiatives d'amélioration des performances basées sur les données. Le terme "défauts par million d'opportunités" ou DPMO fournit un idéal de qualité à 99,9%. L'utilisation réussie de procédures à six sigma nécessite souvent un changement majeur des systèmes de mesure et de la conception des processus.
Définissez les services fournis, tels que l'analyse de l'urine ou du sang, et mesurez les temps de rotation actuels. Demandez à la cliente de définir ses attentes et d'analyser l'écart. Utilisez le plus petit incrément de mesure disponible, tel que secondes ou minutes. Par exemple, le client souhaite un temps de traitement de 30 minutes pour un test sanguin d'hémoglobine, et vous cédez maintenant 60 minutes. Dans ce cas, l’objectif serait de réduire le temps de rotation actuel de 30 minutes.
Supprimer la variation en premier. Définissez chaque étape majeure du processus, telle que l'accueil du client, la mise à jour informatique, le prélèvement d'échantillon, le libellé de l'échantillon, le test de l'échantillon, la validation des tests, les résultats enregistrés, la notification du client et la facturation du client. Visualisez l'ensemble du processus en créant un organigramme de niveau supérieur.
Demandez aux employés de traiter chaque demande avec un processus uniforme du premier entré / premier sorti afin que, lorsqu'un problème survient, il reçoive de la visibilité. Concentrez-vous sur le flux et ne permettez pas aux employés de mettre du travail de côté pour clarification, ces "situations exceptionnelles" étant à l'origine de 80% de la variation des produits.
Concentrez vos efforts sur la cohérence du processus, même si celui-ci ne donne pas encore les résultats escomptés.
Mesurer chaque sous-étape du processus pour voir combien de temps cela prend. Dans ce cas, nous constatons que nous disposons de 5 minutes pour la prise en charge des clients, de 20 minutes d’attente, de 7 minutes pour le prélèvement de sang, de 1 minute pour l’étiquetage, de 2 minutes pour l’analyse et de 20 minutes d’attente avant que le vendeur informe les résultats. Dans ce cas, le temps d’attente ou de file d’attente est ce qui prend du temps de rotation. Ajustez le processus pour minimiser le temps d'attente.
Pour ce faire, identifiez les zones qui présentent des pertes, telles que la surproduction (fabrication d’objets inutiles, comme les copies), les retards (attente), le transport (données ou équipement en mouvement), le mouvement perdu (déplacements, frappes sans valeur ajoutée), les stocks (mal gérés, etc.). pas assez, trop) et fabriquer des produits défectueux (ajouter du travail à quelque chose déjà défectueux).
Développez des moyens de rationaliser le processus et le flux de communication en reprogrammant ou en déplaçant le travail, en consolidant les tâches, en supprimant les activités non valorisées et en ajoutant des machines ou du personnel.
Comparer les laboratoires des concurrents pour comparer la manière dont ils traitent les services de laboratoire clinique. Étudiez les possibilités d’appliquer de nouveaux logiciels, de nouvelles technologies et méthodes pour améliorer la précision et la réactivité.
Assurez-vous que les systèmes de mesure sont cohérents entre le fournisseur et le client. Par exemple, le client peut mesurer le processus jusqu'à ce qu'il reçoive les résultats, tandis qu'un fournisseur peut mesurer le processus jusqu'au point de paiement. Examiner les besoins réels du désir de réduire les temps de rotation et aborder ces domaines spécifiques à chaque fois.
Contrôlez le processus en mesurant les entrées pour vous assurer que les étapes du processus restent cohérentes. Enquêter sur les anomalies et comprendre pourquoi les problèmes se produisent. Soyez proactif contre les variations en améliorant les méthodes de formation et d’embauche. Si un technicien prend plus de temps qu'un autre, découvrez pourquoi.
Par exemple, pendant la phase de prélèvement de sang, le patient est amené dans la chambre, un garrot est enroulé autour de son bras, le technicien prend l'aiguille dans une main et un coton-tige dans une autre. Après avoir tamponné la zone, le technicien pénètre dans la veine avec une aiguille, libère le garrot et prélève le sang. Ils prennent l'étiquette pré-formatée et l'apposent sur l'échantillon de sang et la placent dans la zone de test. Un autre technicien parle sans cesse, tire le sang de la même manière mais au lieu d’étiqueter et de mettre l’échantillon de sang dans la zone de test, il guide le client vers la porte et oublie de le déposer dans la zone de test jusqu’à une heure plus tard. C’est la variante à éliminer pour améliorer le processus.
Décalez la courbe en cloche lentement et méthodiquement, progressivement. Si l'objectif est de réduire les temps de traitement de 50% ou 30 minutes au total, essayez de réduire le nombre de secondes de chaque étape du processus. Fixez des limites de contrôle supérieures et inférieures réalistes en examinant les rendements actuels. Par exemple, si le processus de prélèvement prend 7 minutes en moyenne, définissez la limite inférieure sur 60 secondes et la limite supérieure sur 420 secondes. Chaque fois qu'une prise de sang prend plus de 420 secondes, déterminez pourquoi et éliminez les problèmes. Chaque fois qu'une tâche du processus est perfectionnée pour prendre moins de temps, le temps de rotation global est réduit, ce qui vous rapproche de plus en plus de votre objectif.
Conseils
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Le modèle DMAIC ou Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler la pensée critique est utilisé pour les améliorations de processus à six sigma.
Attention
S'efforcer d'améliorer un domaine du processus peut avoir un impact négatif sur un autre, soyez donc conscient des changements et de leurs effets sur les résultats globaux du processus. Cela n’a aucun sens de parfaire la fin du processus si la partie initiale du processus est celle où le temps est perdu.
