Les employeurs remettent le formulaire W-2 à leurs employés. Les informations sur le contribuable sont indiquées à gauche du formulaire. Sur le côté droit se trouvent les codes et les informations financières, et le bas du formulaire affiche des informations sur les impôts locaux et de l'état. Un W-2 doit être délivré à chaque employé qui gagne au moins 600 dollars ou dont l'impôt est retenu, comme l'assurance-maladie ou la sécurité sociale.
Quand doivent-ils être publiés?
Les employeurs doivent remettre le formulaire W-2 à l’employé au plus tard le 31 janvier. Si le 31 janvier tombe une fin de semaine, la date limite est le premier jour ouvrable de février. Les employés doivent recevoir le formulaire W-2 d’ici au 14 février. Après cette date, vous pouvez demander de l’aide pour l’obtenir en appelant l’IRS au 1-800-829-1040, en indiquant vos nom, adresse, nom et adresse de votre employeur., le numéro d'identification de l'employeur, s'il est connu, et une estimation des salaires gagnés, y compris les dates d'emploi et les impôts retenus. L'employeur doit également envoyer une copie du formulaire W-2 de chaque employé à la Social Security Administration avant la fin du mois de février ou, si le dépôt est effectué par voie électronique, à la fin du mois de mars.
Dépôt sans formulaire W-2
Après avoir appelé l'IRS pour obtenir de l'aide, l'IRS enverra à l'employé un formulaire 4852, Formulaire de remplacement du formulaire W-2, État des traitements et de l'impôt, avec les instructions pour le compléter.Si le formulaire W-2 manquant n'est pas reçu à temps pour produire votre déclaration, vous pouvez utiliser le formulaire 4852 pour remplir votre déclaration de revenus en joignant le formulaire 4852 à la déclaration lors de son envoi. Si un formulaire W-2 est finalement reçu et que les informations diffèrent de celles du formulaire 4852 soumis, vous pouvez produire le formulaire 1040X, Déclaration de revenus des particuliers américains modifiée.
Pénalités de l'employeur pour falsification d'un formulaire W-2
Les employeurs peuvent encourir des sanctions pour avoir fourni des informations incorrectes sur un formulaire W-2 ou pour avoir intentionnellement fourni de fausses informations. Le dépôt d’informations incorrectes peut simplement résulter de la négligence de la tenue des dossiers, par exemple fournir un numéro d’identification incorrect du contribuable, signaler un salaire incorrect ou des impôts retenus, ou ne pas remettre le formulaire aux employés dans les délais prescrits par la loi. La pénalité est basée sur le temps écoulé entre le dépôt correct et la date d’échéance de dépôt initiale. Par exemple, si le formulaire corrigé est déposé entre 30 jours après la date d'échéance et le 1er août, l'amende est de 60 $ par formulaire, avec un maximum de 500 000 $ par an, à moins que l'entreprise ne soit considérée comme une petite entreprise - recettes brutes annuelles moyennes pour les trois années précédentes. 5 millions de dollars ou moins - auquel cas le maximum est de 200 000 $. Le dépôt frauduleux entraîne une pénalité d'au moins 250 $ par formulaire, sans limite de pénalité. Le dépôt d’informations frauduleuses ouvre à l’employeur la possibilité d’une poursuite civile par l’employé, car son impôt à payer sera fondé sur les informations fournies à l’IRS par l’employeur.
Pénalité des employés pour avoir fourni des informations frauduleuses W-2
Lorsqu’une déclaration de revenus est signée, le contribuable déclare que les informations fournies sont correctes. Signer sciemment une déclaration contenant des informations W-2 incorrectes constitue un parjure et peut entraîner une peine de trois ans maximum, une amende maximale de 250 000 $, ou les deux. Si le dépôt d’informations incorrectes a pour but d’éviter des impôts, par exemple, en excluant l’ensemble des revenus réalisés, comme indiqué dans le formulaire W-2, le contribuable peut être passible de sanctions pouvant aller jusqu’à cinq ans d’emprisonnement, d’une amende pouvant aller jusqu’à 250 000 USD, ou des deux..
