Comment préparer une entrée de journal. Pendant que vous gardez une trace des fonds de votre entreprise, vous devez être organisé avec vos entrées de journal. En gardant une trace des débits et des crédits pour les fournitures, les dépenses d'entreprise, les assurances, les liquidités, les revenus, les frais bancaires et toute autre forme d'échange monétaire, vous pouvez suivre en permanence votre situation financière. Votre système de surveillance commence par l'écriture de journal.
Enregistrez la date, y compris l'année et l'heure de l'entrée dans la première colonne. La datation de vos entrées vous permet de trouver facilement une entrée spécifique plus tard.
Répertoriez le compte utilisé pour la transaction. Notez si l’échange provenait de ventes, de liquidités, d’assurances, de dépenses d’entreprise ou d’un autre type de compte. Soyez bref, utilisez des abréviations et des surnoms de compte. Pour plus de clarté, listez tous les comptes possibles sur une page distincte à laquelle le lecteur pourra se référer.
Notez si la transaction était un débit ou un crédit. Un débit indique que de l'argent a été prélevé sur le compte pour payer une dette. Un crédit indique que de l'argent a été placé sur le compte en guise de paiement.
Notez le montant de la transaction. Il s’agit simplement de la somme, en dollars, de l’échange dans cette entrée. Envisagez de placer les débits entre parenthèses, en utilisant des codes de couleur ou en utilisant les signes plus et moins pour indiquer des montants positifs et négatifs.
Décrivez les informations nécessaires à la compréhension de la transaction, telles que le nom du fournisseur ou un changement de livraison. Gardez cette information concise. Le lecteur devrait être en mesure de comprendre les informations supplémentaires sans parcourir trop de mots.
