Les entreprises doivent fournir aux employés et aux entrepreneurs indépendants des formulaires de revenu permettant de produire leurs déclarations de revenus. Les employés reçoivent les formulaires W-2 et les entrepreneurs indépendants reçoivent les formulaires 1099-MISC. Ces formulaires requièrent un nom, une adresse et un numéro d'identification fiscale, également appelé numéro de sécurité sociale pour les particuliers et numéro d'identification d'employeur pour les entreprises.Prévenez les problèmes de classement potentiels pour toutes les parties en vérifiant les informations du numéro d'identification fiscale (TIN) sur les formulaires que vous générez. Les enregistrements de recherche publics disposent de différentes ressources pour confirmer les propriétaires de TIN.
Service des recettes internes
Recherche à but non lucratif: L'IRS dispose d'un outil de recherche d'entités à but non lucratif appelé Vérification de l'organisation exempte. En entrant un TIN, l'outil fournit le nom sans but lucratif et les dernières coordonnées connues. Il indique également le statut d'exonération fiscale, identifiant les entités ayant perdu le statut d'association à but non lucratif. Les employeurs utilisent les détails du TIN à but non lucratif lors de la déduction des dons ainsi que lors de la délivrance de formulaires 1099-MISC si l'entité caritative a été sous-traitée pour des services.
Recherche individuelle et à but lucratif: L'IRS propose également un service de correspondance de TIN pour les entreprises afin de faire correspondre les informations fiscales des particuliers ou des entreprises. Ce service établit une correspondance entre les informations TIN et les variations de nom potentielles. Ce service ne fonctionne que si vous avez un nom à faire correspondre au TIN. Cela aide à prévenir la fraude par les employés ou les fournisseurs qui fournissent des informations inexactes. Ce service est disponible en ligne et permet d’obtenir des résultats immédiats pour des recherches allant jusqu’à 25 noms. Les recherches volumineuses nécessitent 24 heures pour la mise en correspondance de lots allant jusqu'à 100 000 TIN.
Commission de Sécurité et d'Echanges
Le système EDGAR est la base de données mise à jour par la SEC pour les sociétés enregistrées qui collectent un million de dollars ou plus. Les entreprises en dessous de ce seuil ne sont pas obligées de s'inscrire. Ce système nécessite que la partie effectuant la recherche dispose de certaines informations sur la société pour effectuer la recherche. Il n’existe aucun moyen de rechercher exclusivement sur le TIN. Cela limite le système EDGAR, mais c’est une ressource gratuite à la disposition des entreprises.
Administration de la sécurité sociale
Le service de vérification des numéros d’administration de la sécurité sociale fonctionne de la même manière que le système IRS mais est exclusif aux numéros de sécurité sociale, qui servent les particuliers et non les entités commerciales. Une entreprise peut immédiatement vérifier gratuitement jusqu'à 10 numéros portant des noms ou des variantes de noms. Les employeurs peuvent confirmer les informations relatives aux employés avant de soumettre les informations W-2.
Tous les entrepreneurs indépendants n’ont pas une entité commerciale formelle établie. Ces sous-traitants "font des affaires" en tant que propriétaires d'entreprise qui utilisent souvent leur propre numéro de sécurité sociale au lieu d'un TIN distinct à des fins commerciales. Le service de vérification du numéro d’administration de la sécurité sociale confirme les informations dans ces situations.
Dépannage supplémentaire
Il est possible que les déclarations fiscales soient rejetées si les informations TIN sont incorrectes. Si les recherches dans la base de données ne permettent pas de fournir la vérification TIN souhaitée, résolvez les enregistrements commerciaux existants. Cela peut prendre beaucoup de temps, mais les taux de réussite augmentent avec plus d'informations.
Commencez avec les anciennes déclarations de revenus et les antécédents professionnels. Renvoie le TIN avec les informations relatives à un employé ou à un fournisseur précédent. Faites correspondre chaque NIF avec les informations fournies sur le formulaire I-9 lors de l’embauche de l’employé ou du fournisseur. Appelez la personne ou le fournisseur et expliquez le problème avec la vérification. Demander des informations mises à jour, telles que des copies de cartes de sécurité sociale, pour être retraitées correctement.
