Les notaires vérifient l'exactitude des signatures sur les documents importants tels que les testaments, les fiducies et les billets à ordre. Le notaire certifie que les parties qui ont signé le document ont prouvé leur identité, ont compris le document et n'ont pas été contraintes de le signer. Une fois ces conditions remplies, le notaire appose un sceau officiel sur le document.
Enregistrement
Un notaire doit tenir un journal de bord officiel avec les enregistrements de chaque signature notariée. Chaque enregistrement doit énumérer les noms des parties signataires du document notarié, ainsi que la date et l'heure de la signature. Une fois que le notaire a terminé sa comptabilité, toutes les parties qui signent le document doivent également signer le journal de bord. Les parties qui signent le document doivent présenter un permis de conduire ou un passeport en cours de validité comme pièce d'identité avant toute signature.
Qualification
Un notaire potentiel doit avoir au moins 18 ans et réussir un examen à choix multiples avec 70% ou plus pour devenir admissible à une licence. S'il attend plus de deux ans après avoir réussi le test pour demander une licence de notaire, il doit passer et repasser l'examen. Les candidats ne doivent pas avoir déjà été condamnés pour crime ni actions disciplinaires liées à la fraude par rapport à un précédent mandat de notaire.
Considérations
Un notaire ne peut légaliser aucun document impliquant ses propres intérêts financiers ou personnels. Il est interdit aux notaires de donner des conseils juridiques ou de préparer des documents juridiques à moins d’être également autorisés à exercer le droit par le barreau de leur pays.
Obligations d'indemnisation
Chaque notaire doit avoir un cautionnement pour protéger ses clients des dommages financiers causés par une signature mal tenue. Les exigences exactes peuvent varier d’un État à l’autre, mais le montant minimum acceptable de la caution est généralement de 10 000 dollars.
Plage de temps
Chaque nomination de notaire est valable pour quatre ans. À l'expiration d'un rendez-vous, le notaire peut demander son renouvellement. Les renouvellements sont généralement accordés sauf si le notaire a fait preuve de négligence ou a commis une fraude dans l'exercice de ses fonctions.
Sceaux notariaux
Un notaire doit garder son sceau dans un endroit où il n’a accès qu’à lui. Le sceau ne peut être contrôlé par un employeur ou un client. Si le sceau est perdu, le notaire doit en informer le notaire compétent. Lorsqu'un nouveau sceau est acheté en raison d'un renouvellement de la commission du notaire ou d'un changement de nom, l'ancien sceau doit être détruit ou rendu inutilisable. Les spécifications des sceaux notariaux varient d'un État à l'autre. La plupart des États exigent que le nom et la commission du notaire soient énumérés.
