Un rapport de performance est un outil de travail précieux. Il vous permet de documenter et de suivre les performances des employés. Il est important de rédiger ces rapports avec soin, car ils peuvent servir de catalyseurs pour encourager les employés à adopter un comportement plus positif ou négatif. Un rapport de performance bien rédigé associe information, analyse, honnêteté et tact.
Centrez votre rapport sur plusieurs observations pour lesquelles vous disposez de données. Il est important de conserver des notes sur les employés avant de rédiger le rapport, puis d’en extraire des informations afin de compiler le rapport. Assurez-vous que les observations étaient de première main et non par ouï-dire. Un exemple d'observation directe pourrait être une note que vous avez écrite et classée lorsque vous avez remarqué qu'un employé arrive 30 minutes en retard pour travailler à une date précise.
Écrivez sur les comportements qui sont spécifiquement liés au travail effectué. Les comportements liés au travail incluent les interactions avec les collègues, l'attention au détail, la qualité de la paperasserie, l'attitude générale et la ponctualité.
Centrez votre rapport sur le comportement qui a été discuté verbalement avec l'employé. Vos commentaires ne devraient pas être une surprise totale pour le travailleur.
Concentrez-vous sur le positif, mais assurez-vous de répertorier de manière objective les occurrences négatives, le cas échéant. Vous pouvez écrire quelque chose comme "M. Jones entretient des relations positives avec ses collègues. Il reste en retard si nécessaire pour terminer un travail. Il a eu quelques problèmes pour arriver au travail à temps, comme en témoignent les observations faites le 11, 20 et 27 juin."
Soyez concis et précis. Citez des exemples d'incidents spécifiques. S'abstenir de se promener. Un exemple médiocre serait: «Mme Smith ne va pas bien au travail. Elle semble tout simplement mal adaptée au poste. Je ne sais pas ce que l'avenir nous réserve si elle ne le peut pas. … "Un meilleur exemple serait," Mme Smith a eu à plusieurs reprises des griefs contre elle par deux collègues de travail différents concernant son discours insultant et irrespectueux."
Liez le rapport de performance aux rapports précédents. Indiquez les domaines qui peuvent s'être améliorés, aggravés ou restés inchangés. Par exemple, vous pourriez écrire: "Le trimestre dernier, les chiffres de production de M. Thompson étaient 75% inférieurs à ce que la société considère comme acceptables. Cependant, depuis sa dernière évaluation, sa production s'est considérablement améliorée et est désormais conforme aux normes de la société."
Communiquez votre appréciation pour les domaines de comportement positifs. Vous pourriez écrire quelque chose comme: "L'attitude positive de Mme Brown influence son entourage et rend le milieu de travail un meilleur environnement."
Donnez votre avis sur la manière dont vous souhaitez voir les zones les plus faibles s’améliorer. Liez le rapport aux objectifs futurs. Par exemple, vous pourriez écrire: "M. Hartzog n'a pas donné ses plans de cours hebdomadaires à quatre reprises. Au cours du semestre suivant, la direction aimerait le voir remettre ses plans de cours le vendredi de chaque semaine."
Rédigez le rapport lorsque vous êtes dans un état d’esprit positif. Assurez-vous de relire le rapport plusieurs heures au moins après l’avoir rédigé afin d’identifier les éventuelles révisions nécessaires.
Encouragez les employés à communiquer avec vous au sujet d’un rapport une fois qu’ils l’ont reçu s’ils le souhaitent. Utilisez l’analyse comme une occasion de collaborer de manière positive vers l’amélioration personnelle, ainsi que l’amélioration de l’entreprise dans son ensemble.
