Comment démarrer une entreprise de service de paiement de facture

L'une des tâches les moins préférées de l'entreprise consiste à payer ses factures. La nécessité de suivre, gérer et traiter les factures entrantes empêche souvent le propriétaire de l'entreprise de se concentrer sur la création de son entreprise. En conséquence, de nombreux propriétaires d’entreprise ont recours à un service de paiement de factures pour gérer leurs paiements sortants. Outre la gestion des paiements de factures, un service de paiement de factures peut éviter les pénalités de retard et même économiser de l'argent sur les factures en tirant parti des incitations à paiement anticipé des fournisseurs.

Choisissez un nom pour votre entreprise de paiement de factures qui sera à la fois unique et mémorable. Idéalement, le nom de votre entreprise devrait présenter une qualité positive que vous aimeriez associer à votre entreprise. Par exemple, "Paiement sécurisé des factures" peut suggérer une sécurité d'une manière différente de "Service de facturation de Dave".

Enregistrez votre nouveau nom commercial auprès du bureau de votre secrétaire d'État.L'exploitation d'une entreprise sous un nom autre que votre prénom nécessite un enregistrement de nom fictif auprès de votre secrétaire d'État. (Voir la Ressource 1 pour une liste des sites Web des bureaux du secrétaire d'État à l'échelle nationale.)

Visitez votre mairie ou votre palais de justice de comté pour obtenir une licence de vendeur. Les États sans taxe de vente, notamment le Montana, l'Alaska, l'Oregon, le Delaware et le New Hampshire, n'exigent pas de licence du vendeur.

Rédigez un plan d’entreprise comprenant une description de la gamme de services payants que vous fournirez, un récapitulatif des utilisateurs de vos services, une analyse des entreprises concurrentes, un plan marketing, un plan financier et un budget prévisionnel pour vos trois premières années d'exploitation.

Développez votre propre système de suivi et de paiement pour le compte de vos clients, ou envisagez d'acheter un logiciel de paiement de facture client tel que BillPay ou un logiciel de paiement de facture PPS (voir Ressources). L'utilisation d'un logiciel prêt à l'emploi vous aidera à mieux servir vos clients et à vous concentrer sur la recherche de clients.

Créez un emplacement sécurisé où vous pourrez stocker les chèques, les factures, les enregistrements de paiement, etc. de votre client, ainsi que les rapports que vous fournirez à chacun d'eux. Les chèques en particulier doivent être conservés dans un coffre-fort ou un coffre-fort verrouillé, et un classeur verrouillé gardera les dossiers confidentiels en sécurité.

Déterminez combien vous demanderez pour votre service. Vous pouvez aborder ce problème en déterminant combien d'argent vous aurez besoin de gagner par mois, puis en estimant le nombre de clients dont vous aurez besoin pour atteindre ce chiffre, ou vous pouvez contacter des services similaires et vous renseigner sur leur structure de frais.

Concevez une brochure qui présente votre service et décrit les avantages que vous avez à offrir à vos clients, tels que les paiements en temps voulu, l'amélioration des flux de trésorerie, l'évitement des pénalités de retard et les remises pour paiement anticipé. Indiquez vos coordonnées, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre site Web, ainsi que vos conditions de départ et vos frais courants.

Concevez du papier à lettres et des enveloppes d’affaires qui vous aideront à présenter votre service de la manière la plus professionnelle possible. Les principales chaînes d'approvisionnement de bureau telles que Staples, Office Max ou Office Depot disposent de packages de papeterie standard qui répondent aux besoins de la plupart des entreprises.

Postez une lettre d'introduction soulignant la sécurité et la commodité de votre service payant, ainsi que l'une de vos brochures, à toutes les entreprises de votre région pouvant être des clients potentiels. Envoyez vos lettres par petits lots pour vous laisser le temps de les suivre.

Suivez vos lettres avec des appels téléphoniques personnels à chaque client éventuel. Vous pouvez proposer une offre spéciale "sans risque", telle qu'un mois de service gratuit, pour inciter de nouveaux clients à essayer votre service.

Organisez avec vos nouveaux clients la manière dont les factures vous seront livrées. Seront-ils apportés à vous? Voulez-vous les chercher? Ou irez-vous à la poste pour les récupérer?

Accompagnez vos clients à leurs banques pour qu'ils soient signés sur leurs comptes chèques. Demandez ensuite une liste des fournisseurs et fournisseurs actuels à chacun de vos clients, ainsi que toute instruction particulière dont ils disposent lors de la réception de leurs chèques.

Fournissez un relevé mensuel des factures reçues, des factures payées et des factures en attente pour chacun de vos clients, afin que leur comptabilité puisse être mise à jour et qu'ils sachent exactement quelles obligations ont été respectées et lesquelles restent impayées. Notez tous les paiements qui ont permis à votre client d'économiser de l'argent par un paiement anticipé.