Comment rédiger une lettre présentant votre entreprise

Lorsque votre entreprise est la nouvelle venue, vous ne pouvez pas simplement vous fier au hasard ou à la publicité de bouche à oreille pour dire que les clients, les vendeurs et la presse vont commencer à frapper fort. Que votre lettre d’introduction soit livrée par le facteur ou par Internet, son ton doit être un équilibre entre une approche chaleureuse et un professionnalisme décontracté qui incitera vos lecteurs à rechercher une connexion en personne et à en apprendre davantage sur ce que vous faites.

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Etudiez Kenneth Roman et Joel Raphaelson, auteurs de "Writing That Works; Comment communiquer efficacement en entreprise", recherchez votre public cible et le moyen le plus économique et le plus rentable de le contacter. Plus vous en saurez sur l'éducation, le revenu, le mode de vie et les habitudes d'achat de votre groupe démographique, plus vous pourrez adapter avec précision le texte et les graphiques qui résonneront. N'oubliez pas que la méthode et le moment de votre diffusion dépendent du fait que vous leur avisiez d'un événement spécifique à une date, par exemple une grande ouverture, ou que vous leur indiquiez les produits et services intéressants dont ils pourraient avoir besoin à l'avenir. Dans le dernier cas, une lettre imprimée aura probablement une durée de conservation plus longue que la correspondance par courrier électronique.

Admirez l'art du "discours d'ascenseur", suggèrent Lena Claxton et Alison Woo, auteurs de "Comment le dire: Marketing avec les nouveaux médias: Un guide pour la promotion de votre petite entreprise à l'aide de sites Web, de magazines électroniques, de blogs et de podcasts". Si vous rencontriez un nouveau client en personne, cela correspond au temps qu'il vous a fallu pour le convaincre au cours d'un trajet en ascenseur. Considérez que la plupart des gens passent la même courte durée à lire une lettre de marketing et à déterminer si le contenu est pertinent pour leur vie. Faites une liste des trois choses les plus importantes que vous voulez que vos lecteurs retirent de votre lettre avant de commencer à la composer. Selon Roman et Raphaelson, il est essentiel de rester concentré et d'éviter la surcharge d'informations. Si vous essayez de donner à vos lecteurs plus de trois éléments à retenir, ils finiront probablement par ne plus en retenir aucun.

Commencez votre lettre avec un crochet puissant pour attirer l’attention de vos lecteurs. Les lettres de présentation réussies commencent souvent par une question, une statistique surprenante ou une courte anecdote qui encourage le destinataire à lire davantage. Exemples:

Et si vous pouviez satisfaire tous les membres de votre liste de vacances pour un coût total inférieur à 100 $?

Vingt-huit pour cent des propriétaires de petites entreprises comme vous ont vu leur identité volée et ne le savent même pas.

Quand j'avais 9 ans, nous vivions au-dessus d'une fromagerie et je pensais que ce serait le plus grand métier du monde d'en posséder une. Vingt ans plus tard, je peux confirmer avec joie que c'est vraiment le cas. Avec une seule visite à Cheese Please, je pense que vous serez aussi souriant.

Projetez un ton dans votre correspondance qui est approprié et cohérent avec la nature de l'entreprise. Ce que vos clients lisent sur papier devrait correspondre à ce qu’ils peuvent également attendre de vous et de vos employés en personne. Intégrez des points pour attirer l’attention sur des points d’intérêt spécifiques concernant votre entreprise et vous-même. Soulignez ce qui différencie votre entreprise de la concurrence en termes de produits uniques, de coûts réduits, de fonctions de sécurité, de facilité d'utilisation, de garanties et de composants permettant de gagner du temps. Projetez la confiance et créez un appel à l'action, comme assister à une journée portes ouvertes, prendre un rendez-vous, échanger un coupon ou remplir un bref questionnaire.

Demandez à une personne qui ne connaît pas bien votre entreprise d'examiner votre lettre pour en vérifier la lisibilité, l'organisation et l'intérêt du contenu. Relisez votre matériel avec soin pour vous assurer qu'il ne contient pas d'erreur et que vos coordonnées sont complètes.

Conseils

Jan Norman, auteur de "Ce que personne ne vous a jamais dit sur le démarrage de votre propre entreprise: Conseils de mise en train concrets de la part de 101 entrepreneurs prospères", recommande d'utiliser des courriels opt-in comme moyen facile de créer une liste de clients. Une lettre présentant votre entreprise ne doit pas dépasser une page, bien qu'il soit permis d'inclure une carte de visite, une carte-réponse ou une brochure dans le même envoi.