Dans le contexte de l'entreprise, les discussions sur les réserves budgétaires et les réserves de gestion impliquent un personnel aussi varié que des comptables, des responsables stratégiques, des chefs de département et des analystes financiers. Soucieux d'éviter un resserrement des liquidités dans les activités de l'entreprise, ces professionnels examinent de près les rapports financiers et déterminent si l'entreprise dispose de ressources suffisantes pour soutenir la concurrence.
Réserves budgétaires
Une réserve budgétaire est un fonds de jour de pluie qu'une société met de côté pour financer des activités opérationnelles si des événements défavorables et inattendus viennent paralyser sa situation de liquidité ou rendent difficile pour l'entreprise l'accès à de l'argent dans les coffres des entreprises. En termes simples, la réserve est l’argent accumulé par les trésoriers des entreprises afin que l’entreprise puisse exercer ses activités pendant une période donnée - par exemple, un, deux ou trois mois - jusqu’à ce que sa situation de trésorerie s’améliore. Les chefs de département estiment généralement les réserves budgétaires en termes absolus ou relatifs. Par exemple, les réserves peuvent s’élever à 10 millions de dollars ou représenter trois mois du budget annuel d’une entreprise. À compter de 2011, l'Association nationale des responsables des affaires des collèges et universités a recommandé que les collèges et les universités disposent de 25% de leur budget de fonctionnement dans les réserves.
Réserves de gestion
Les réserves de gestion représentent des ressources en argent, en temps ou en budget que le leadership de l'entreprise met de côté pour prendre en compte des parties d'un projet que les chefs de département et les fournisseurs de services ne peuvent prédire. Également connue sous le nom de réserve pour imprévus, une réserve de gestion aide les membres de la haute direction à éviter les perturbations imprévues de la mise en échec d'un projet. S'il n'est pas réglé, ce scénario peut susciter la colère des partenaires ou causer des pertes d'exploitation, en particulier dans les accords contractuels nécessitant la réalisation d'une initiative dans un délai spécifié. Par exemple, des événements tels que des accidents du travail et des conditions météorologiques extrêmes pourraient interrompre les travaux du projet et générer des coûts supplémentaires; les réserves de gestion aident les gestionnaires de projet à poursuivre l’initiative lorsque ces événements se produisent.
Relation
Les réserves budgétaires et les réserves de gestion sont étroitement liées à la manière dont une entreprise gère ses opérations. Le premier concerne les processus d'entreprise permanents, tandis que le dernier s'applique à des situations spécifiques et à des événements ponctuels, tels que des projets, des programmes et des processus internes à court terme. En calculant et en surveillant de manière précise les réserves d’exploitation, les chefs de département facilitent l’esprit des partenaires commerciaux. Les investisseurs n'auront peut-être plus besoin de se confier à la direction de l'entreprise quant au sort de leur entreprise si la conjoncture économique tourne au vinaigre.
Camaraderie Interministérielle
Pour que les réserves budgétaires et de gestion soient efficaces, la direction de l'entreprise demande souvent aux chefs de département de travailler en tandem et d'élaborer le meilleur plan pour préserver la trésorerie de la société, que ce soit en période de crise ou de crise. Ce partenariat favorise la durabilité opérationnelle, la rentabilité à court terme et une planification appropriée de la continuité des activités. Ce dernier scénario en est une illustration parfaite, car un schéma directeur de planification de la continuité nécessite que le personnel travaille en collaboration pour préserver les fonctions essentielles de l'entreprise en cas de perturbation.
