Lorsque des conversations précédentes avec un employé bien formé - un homme qui sait ce qui est attendu et qui ne l’empêche pas de s’acquitter de ses responsabilités professionnelles - n’a pas abouti au comportement ou au rendement souhaité, un avertissement verbal est la prochaine étape logique.. Un avertissement verbal est une forme de mesure disciplinaire qui est émise en communiquant vos attentes à un employé et en l’avertissant que vous devrez prendre des mesures disciplinaires supplémentaires si ses performances ne s’améliorent pas.
Collaborez avec une personne du service des ressources humaines de votre bureau ou parlez à votre supérieur immédiat pour connaître la procédure appropriée à suivre pour envoyer un avertissement verbal. Par exemple, même si vous parlerez à l'employé, vous devrez quand même documenter l'avertissement par écrit pour qu'il y ait un enregistrement.
Examinez toutes les notes que vous avez pu prendre dans le passé concernant des conversations avec l’employé concernant les mêmes problèmes que ceux qui vous ont amené à décider de décréter un avertissement verbal. Rassemblez les faits avant de confronter l'employé afin que votre objectif et votre avertissement soient clairs. Connaître les faits vous aide également à défendre votre position si l'employé tente de discuter avec vous d'événements passés. Prenez note de tout ce que vous avez précédemment suggéré à l'employé de faire pour améliorer son comportement ou son rendement au travail. Prévoyez de discuter des raisons pour lesquelles les stratégies n'ont pas fonctionné et pourquoi elles ont conduit à l'avertissement verbal.
Demandez à un autre superviseur de s’asseoir pendant que vous donnez l’avertissement verbal. Demandez à l'employé de vous accompagner dans une zone privée ou un bureau où l'autre superviseur attend déjà. Informez l'employé que la présence de l'autre superviseur doit assister à la conversation. Expliquez les problèmes de comportement au travail ou de performance de manière polie et professionnelle. Dites-lui comment il peut corriger le problème. Demandez-lui s'il comprend le problème et demandez-lui ses idées pour corriger le problème.
Informez-le que vous lui envoyez un avertissement verbal qui fait désormais partie de son dossier de travail permanent. Dites-lui que s'il ne prend pas les mesures recommandées pour résoudre le problème, cela peut entraîner d'autres mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la perte de son emploi. Demandez-lui de vérifier qu'il comprend que son travail est compromis.
Commencez la conversation sur une note positive, transmettez les nouvelles négatives et terminez sur une note positive. Par exemple, à la fin de la conversation, dites-lui que vous êtes certain de pouvoir apporter les changements nécessaires pour améliorer son comportement au travail ou ses performances. Soyez ferme mais poli en tout temps.
Documentez les détails de l'avertissement verbal par écrit pour les dossiers de l'employé. Signer et dater le document. Demandez au superviseur témoin de signer et de dater le document. Cette étape est terminée une fois que l'employé a quitté le bureau, car il n'est pas nécessaire que l'employé signe un avertissement verbal, car le superviseur présent vérifie l'avertissement verbal par un témoin et une signature. Si vous faites signer l’employé, il pourrait plus tard affirmer qu’il n’a jamais reçu d’avertissement verbal, ce qui pourrait éventuellement causer des problèmes juridiques.
Conseils
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Même lors de conversations occasionnelles avec l'employé sur des problèmes de performance au travail, prenez toujours des notes pour vous y reporter ultérieurement.
Vérifiez que l'employé comprend que vous émettez un avertissement verbal et ses conséquences. Utilisez les mots "avertissement verbal" et assurez-vous qu'il sait que son travail est menacé, à moins qu'il ne prenne les mesures appropriées pour corriger le problème.
Attention
Écoutez l'explication de l'employé lorsque vous lancez l'avertissement verbal. Vous réaliserez peut-être qu'un problème doit être résolu pour aider l'employé. Faites tout ce que vous pouvez - dans des limites raisonnables - pour aider l’employé à améliorer ses performances.
