Comment utiliser une base de données pour les comptes d'hôtels. Quel que soit le type de logiciel d’hébergement exclusif vendu, il reste un choix à faire concernant la gestion des comptes d’hôtel et le type de base de données à utiliser. Le type d'hôtel, la taille de la chaîne hôtelière et le budget sont des facteurs qui déterminent la manière de stocker les informations client.
Articles dont vous aurez besoin
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Logiciel de base de données (MS Access ou propriétaire)
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Postes de travail
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Personnel formé à l'informatique
Analyser les besoins de l'hôtel en particulier. La sécurité peut être une préoccupation, ainsi que la quantité d'informations nécessaire pour servir les clients. Les entreprises haut de gamme peuvent utiliser des informations détaillées dans une base de données pour prévoir et répondre aux besoins d'un client individuel.
Incluez les tables générales pour le prénom et le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et les numéros de carte de crédit enregistrés. Incluez tout ce qui peut aider à projeter la façon dont un client utilise l'hôtel, des informations sur la voiture à la mobilité réduite.
Ajoutez des tables pouvant être liées pour l'historique des séjours. Les tables d'historique des séjours doivent être configurées de manière à pouvoir être interrogées afin de générer des rapports sur le moment où les salles seront remplies et le moment où les postes vacants seront nombreux.
Gardez les informations de contact à jour. Demandez aux contacts de s'afficher à titre gracieux lors de l'enregistrement à la réception pour vous assurer de pouvoir joindre un client si nécessaire.
Créez une liste de comptes quotidiens liés que le personnel de la réception peut utiliser pour enregistrer les montants en espèces et en crédit reçus, ainsi que les chambres remplies, pour un jour et une nuit en cours. Ces rapports sont indispensables à un audit de nuit.
Conseils
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Tirez parti des logiciels spécifiques à la chaîne. Vérifiez toujours d’abord si la société, ou la direction précédente, a un logiciel qui fonctionnera et si tout le monde peut vous dire comment il est utilisé. La comptabilité des hôtels est une pratique qui est testée au fil du temps. Partir frais peut être difficile. Une liste de comptes quotidiens peut être créée dans MS Excel et peut être liée à votre base de données. Le personnel de la réception devrait être en mesure de remplir les différentes fonctions d'Excel sans trop de problèmes et n'a pas besoin de naviguer dans la base de données pour le faire.
