Créer et mettre en œuvre un budget est crucial pour toute entreprise ou organisation pour plusieurs raisons. Préparer un budget d'investissement est nécessaire pour augmenter les profits et minimiser les coûts. La plupart des entreprises et des organisations prévoient généralement un budget pour une période de 12 mois, ce qui permet à la direction d'examiner la situation dans son ensemble. Un budget d'investissement se distingue d'un budget à court terme en ce qu'il examine les investissements à long terme, en examinant l'achat ou la mise à niveau d'immobilisations telles que les bâtiments, les machines et le matériel.
Identifiez les objectifs financiers en définissant clairement les objectifs de développement du capital de l'organisation. Inclure le délai pour atteindre ces objectifs. Classez les besoins par ordre de priorité, puis déterminez l’incidence de leur financement sur le budget. Avant de rédiger un budget final, les responsables doivent envisager les actions pouvant être prises pour améliorer les performances dans certains domaines, en particulier lorsque des imprévus se produisent.
Solliciter un soutien pour des priorités de financement spécifiques. Tenez compte du fait qu'il n'y aura pas assez d'argent pour financer chaque projet d'immobilisation figurant sur la liste de souhaits de votre organisation. Collaborer avec les autres membres du Comité financier pour établir des critères d’évaluation des priorités. Par exemple, les besoins pourraient être mesurés par la situation actuelle ou les utilisations d'actifs physiques tels que des bâtiments et des équipements. D’autre part, l’examen de certains projets pourrait être fondé sur des facteurs de santé et de sécurité, ou sur l’avantage général pour la communauté.
Recueillir les données nécessaires pour estimer le financement des besoins en immobilisations. Analysez les états financiers, y compris l'état des résultats, le bilan et l'état des flux de trésorerie, pour avoir une meilleure idée de la santé financière à long terme de l'organisation. Pour financer une dépense en capital, il faut payer des intérêts supplémentaires. Bien qu’il ne soit généralement pas judicieux pour une organisation de financer la totalité de sa dette, le paiement en espèces peut avoir une incidence sur les flux de trésorerie en réduisant considérablement le capital d’exploitation.
Examinez d’abord la faisabilité de toute dépense en capital, telle que nouvelle construction, rénovation majeure ou nouvel équipement, en déterminant le temps qu’il faudra pour recouvrer le coût de tout investissement majeur. Examiner d’autres solutions et examiner si les coûts du projet sont justifiés ou s’il est possible de les réduire. Enfin, déterminez si l'investissement dans un projet d'immobilisation spécifique augmentera la valeur de l'organisation dans son ensemble. N'oubliez pas que vous devrez peut-être défendre les décisions budgétaires auprès des autres membres de la hiérarchie organisationnelle.
Rédiger un projet de budget qui alloue les ressources en évaluant les résultats des projets précédents dans le cadre de tout effort de planification à long terme. Comme la plupart des projets d’immobilisations prennent des années à se développer, des comparaisons d’une année à l’autre sont souvent utilisées pour évaluer le rendement. La décision d'investir dans de nouveaux projets ou de nouveaux actifs dépend non seulement du coût à long terme du financement du projet, mais également du flux de trésorerie qu'un projet devrait générer au cours des prochaines années. Le budget doit décrire en détail comment les dépenses en capital individuelles seront financées. Un plan de dépenses solide doit montrer comment l'argent sera affecté à toutes les améliorations recommandées.
Mesurer les progrès en surveillant les opérations de façon régulière tout au long de l’exercice. La planification d'un projet d'immobilisations consiste autant à mesurer les résultats qu'à évaluer et à sélectionner des projets d'immobilisation. Les projets doivent être terminés dans les délais et conformément aux étapes décrites dans le budget.
Conseils
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Chaque département au sein d'une organisation doit définir ses objectifs et ses méthodes pour rendre compte des progrès. L’élaboration d’un budget d’investissement a pour objectif principal d’établir un lien clair entre les objectifs individuels des départements et la mission générale de l’organisation.
Bien que la budgétisation des immobilisations se concentre sur la planification à long terme, les progrès doivent être mesurés de manière systématique, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
