Les termes «comptabilité» et «masse salariale» sont souvent interchangés dans une entreprise. «Comptabilité» est un terme utilisé pour décrire la partie de l'entreprise qui gère toutes les transactions financières et les flux de trésorerie de l'entreprise. La «paie» est l'action de préparer les chèques de paie des employés, qui est une tâche unique de l'ensemble du service de la comptabilité. La comptabilité et la paie ont deux fonctions et objectifs distincts dans une entreprise, qui doivent être définis pour avoir un service de comptabilité fonctionnel.
Fonction de comptabilité
La fonction du service de la comptabilité est de suivre et de gérer l’argent entrant et sortant d’une entreprise. Le département est responsable de l’enregistrement de toutes les transactions pour faire le suivi des dépenses et des achats, tenir des registres financiers et rédiger des rapports financiers, effectuer des audits au sein de l’entreprise au besoin et préparer l’entreprise au moment des impôts. Le responsable du service de la comptabilité doit signaler les problèmes de comptabilité ou les problèmes de budgétisation au conseil des cadres, en particulier si le budget affecte le développement du produit ou des projets individuels en cours.
Objectifs comptables
Le service de la comptabilité aura un ensemble d'objectifs avec lesquels les employés vont travailler. Les objectifs comptables courants sont notamment de gérer la masse salariale des employés de la société, de suivre tous les achats effectués pour exploiter l’entreprise, de suivre tous les états des ventes et des résultats, d’examiner les rapports financiers pour réduire le nombre d’erreurs financières et de gérer les différents budgets de la société.
Fonction de paie
Manipuler et préparer la liste de paie des employés de l’entreprise n’est qu’une tâche du service de la comptabilité. La paie est l'acte de préparer le salaire de tous les employés de l'entreprise. Cela inclut également les paiements de bonus et les commissions provenant des ventes. L'employé en comptabilité doit additionner le total des heures travaillées pour chaque employé et multiplier ce montant par le salaire horaire que les employés reçoivent. Cela devrait être fait deux fois par mois, pour que les salaires des employés soient à temps.
Objectifs de paie
L'employé qui gère les tâches de paie dans un service de comptabilité doit suivre des procédures spécifiques et atteindre les objectifs fixés. Les objectifs de paie courants incluent le maintien des heures et des paiements des employés, le calcul des commissions et des bonus, la préparation des paiements d’impôts pour chaque chèque de paie et l’impression des états de paie pour le budget principal et le budget de dépenses. Ces budgets sont préparés par le service de comptabilité pour le propriétaire de l'entreprise ou le conseil d'administration.
