Des audits financiers annuels sont requis pour toutes les entreprises publiques. De nombreuses entreprises privées, en particulier celles qui reçoivent des fonds d’investisseurs, doivent également se soumettre à un audit annuel. En fonction de la taille et de la complexité d'une entreprise, les audits financiers peuvent durer plusieurs mois et coûter une somme considérable. Un processus d’appel d’audit commence par une sollicitation d’offres. Les cabinets d’audit fournissent des offres d’audit, soumises conformément aux instructions détaillées dans la lettre ou la demande d’appel de services d’audit.
Le document d'appel d'offres
Le cabinet sollicitant envoie une lettre d’appel d’offres pour les services d’audit aux entreprises sollicitant des offres. Les conditions stipulées dans le document incluent la limite d'un seul soumissionnaire par soumissionnaire, le calendrier du processus de révision et d'approbation, les critères d'éligibilité et de sélection. La lettre traite également des visites sur site et des frais d’appel d’offres connexes.
Préparation des offres
Un cabinet d’audit prépare un document d’appel d’offres qui doit respecter certaines conditions et contenir certains composants, à la demande du cabinet d’embauche potentiel. Chaque processus peut avoir ses propres exigences, mais les soumissionnaires doivent généralement inclure un projet de contrat. Ce contrat doit inclure les conditions générales et traiter des conditions particulières. Il devrait fournir une explication des conditions proposées et inclure un modèle de soumission financière pour les travaux du projet d'audit.
Qualifications
L'offre du cabinet d'audit devrait inclure les conditions d'emploi, l'expérience des membres de son équipe et une description du personnel clé - généralement des experts qui feront partie de l'équipe d'audit. Le cabinet d’audit devra fournir une description de l’organisation et de la méthodologie d’audit. Cela inclut la justification, la stratégie, le calendrier d'audit et des preuves d'expérience pertinente. Le cabinet sollicitant peut exiger un nombre minimum de vérifications déjà terminées, d'une portée et d'une nature semblables à ses propres besoins.
Soumission des offres
Les sociétés d'audit doivent adhérer à un processus formel de soumission des offres. L'offre doit être scellée et livrée conformément aux indications du client potentiel. Une heure de soumission et une date seront identifiées dans la lettre d'invitation. Les soumissionnaires peuvent soumettre des variantes de leurs propositions, mais ils doivent les emballer et les sceller séparément, en les désignant clairement comme des variantes. Les offres reçues après la date limite indiquée ne sont généralement pas prises en compte. Si un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer son offre, il doit fournir une explication écrite, fournie dans les mêmes conditions que l’offre initiale.
Évaluation des offres
Lorsque le cabinet sollicitant reçoit des offres, le processus d'évaluation reste généralement confidentiel jusqu'à l'attribution du travail de vérification. Si le cabinet sollicitant des appels d'offres est une entité publique, les offres peuvent être ouvertes au cours d'une réunion publique, générant ainsi un résumé affiché des détails de l'appel d'offres. Cela pourrait inclure les noms des soumissionnaires, les prix, les variantes de la proposition et toute autre information jugée pertinente. Pendant que le cabinet sollicitant évalue les offres, il peut demander aux soumissionnaires de fournir des éclaircissements sur certains points ou questions. Les offres seront examinées en fonction de critères tels que le respect des exigences administratives, d’éligibilité et techniques. Les soumissionnaires qui satisfont aux exigences techniques peuvent être invités à soumettre de la documentation technique supplémentaire ou des échantillons. Enfin, les offres feront l’objet d’une évaluation financière au cours de laquelle le cabinet qui fait la demande évalue la meilleure offre financière.
Adjuger le contrat
Lors de la sélection d'une offre qualifiée, l'attribution sera indiquée par écrit et remise à l'entreprise gagnante. Les entreprises dont les offres sont rejetées sont également informées, généralement avec des détails sur le soumissionnaire retenu, tels que le prix proposé et le nom de l'entreprise. L'avis expliquera également pourquoi le soumissionnaire non retenu a été rejeté et notera la date limite pour le dépôt d'un appel.
