Microsoft décrit le calendrier Outlook comme un "composant de calendrier et de planification entièrement intégré à la messagerie électronique, aux contacts et à d'autres fonctionnalités", permettant à l'utilisateur de créer des rendez-vous et des événements, d'organiser des réunions, d'afficher des calendriers de groupes et d'effectuer d'autres tâches. Outlook comporte également des fonctionnalités de prise de notes, un journal et la navigation Web, et permet à des tiers de gérer des calendriers d'entreprise et individuels à partir d'emplacements distants. Outlook peut être configuré et synchronisé avec le PDA ou le smartphone d’un particulier pour des fonctionnalités mobiles et la gestion du calendrier.
Ouvrez Outlook à l'aide d'un ordinateur personnel, d'un PDA ou d'un smartphone. Outlook s'ouvre pour afficher la boîte aux lettres, l'application de messagerie. Sur le côté gauche de l'écran, localisez l'onglet Calendrier pour accéder à l'application Calendrier.
Cliquez sur l'onglet Calendrier pour faire apparaître l'application de calendrier personnel. Le calendrier affiche souvent le récapitulatif du jour de la semaine ou de la semaine en cours, répertoriant toutes les entrées ou rendez-vous précédents pour un ou plusieurs individus de l'entreprise.
Localisez le bouton d'accueil en haut de l'écran et sélectionnez de nouveaux éléments dans le menu déroulant. Un événement, quel que soit son type, est un nouvel élément et chaque nouvel événement doit être entré séparément.
Sélectionnez l'onglet Evénement toute la journée si l'événement doit avoir lieu pendant toute la journée. La plupart des événements vont avoir une heure de début et de fin. Une nouvelle fenêtre contextuelle d'événement sera créée.
Entrez un en-tête pour l'événement dans le champ sujet. Le sujet est ce qui s'affiche dans la vue récapitulative du calendrier après la création de l'événement. Un lieu pour l'événement devra également être fourni.
Cliquez sur l'icône Options pour indiquer aux autres utilisateurs du calendrier le statut de l'événement. Les indicateurs d’état sont codés par couleur et incluent l’état Absence, Occupé, Libre ou provisoire.
Sélectionnez l'heure de début et de fin de l'événement dans le menu déroulant. Si l'événement dure plusieurs jours, indiquez-le avec les heures de début et de fin et l'événement s'affichera sur plusieurs jours dans la vue récapitulative Jour / Semaine / Mois du calendrier.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer l'événement ajouté et pour fermer la fenêtre du navigateur. L'événement doit être affiché dans la vue récapitulative Jour / Semaine / Mois du calendrier. Si l'agenda est situé dans un dossier public, les autres utilisateurs pourront également voir l'événement dès qu'il sera ajouté.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque événement. Les événements non liés doivent être ajoutés individuellement au calendrier. Un double-clic sur une date de la vue calendrier Jour / Semaine / Mois permet d'accéder à un raccourci vers la fenêtre contextuelle de l'événement ajouté.
