Maintenant plus que jamais, les entreprises demandent aux employés de fournir des preuves de tout, des frais de déplacement à la preuve que leurs enfants sont vraiment leur progéniture biologique aux fins de l'assurance. Le département des ressources humaines est au centre de cette documentation, car dans la plupart des petites et moyennes entreprises, ce département est la plaque tournante de toute la documentation des employés. Lorsque vos prestations sont annulées ou que vous rencontrez des problèmes avec votre W-2 ou votre chèque de paie, le service des ressources humaines est l'endroit où commencer votre demande.
Tapez la date. Ignorez une ligne et tapez le nom et le titre de votre personne de contact dans le département des ressources humaines. Sur des lignes séparées, tapez le nom du département, le nom de l'organisation et l'adresse. Ignorez une ligne supplémentaire et tapez "Cher M./Mme. (Nom de famille)" suivi de deux points. Si vous ne connaissez pas le nom du responsable des appels au service des ressources humaines, appelez-le et informez-vous afin que vous puissiez inclure son nom sur votre lettre. Une lettre écrite à une personne spécifique est plus susceptible d'être lue et traitée qu'une lettre générale adressée à l'ensemble du ministère.
Ouvrez la lettre en vous identifiant par votre nom, votre numéro d'identification d'employé et votre service, le cas échéant. Expliquez que vous faites appel d'une décision prise par le service des ressources humaines. Expliquez la décision en détail et incluez une copie de la documentation que vous avez reçue, telle qu'une lettre.
Donnez votre version de l'histoire et fournissez des preuves à l'appui de vos revendications. Par exemple, si votre assurance a été annulée parce que les ressources humaines ont prétendu que vous n'aviez pas payé votre prime, fournissez des preuves telles que des reçus des compagnies d'assurance ou des talons de chèque de paie démontrant que la prime d'assurance a été déduite de votre paie. Utilisez un ton factuel. Des erreurs se produisent et il est peu probable que le fait de se mettre en colère contre le destinataire aide votre cause.
Remerciez la récipiendaire pour son temps et offrez-vous de la rencontrer pour discuter de ses questions. Indiquez votre numéro de téléphone et votre adresse électronique pour qu'elle puisse vous contacter.
Tapez «sincèrement» et sautez trois lignes. Tapez votre nom complet et le titre. Imprimez la lettre sur le papier à en-tête de la société et signez au-dessus de votre nom.
