Les systèmes d'inventaire contiennent des enregistrements détaillés des produits, des quantités et des emplacements des stocks des actifs de l'entreprise. L'objectif principal d'un système d'inventaire est de conserver un enregistrement précis des fournitures en stock. Les raisons pour conserver des enregistrements d'inventaire précis incluent la comptabilité financière, l'exécution des commandes client, le réapprovisionnement des stocks et le maintien de la possibilité de localiser un article spécifique.
Inventaire au bilan
La principale raison de maintenir un système d'inventaire est de conserver des registres précis des actifs de l'entreprise. Pour toute entreprise, les stocks représentent un investissement. Le solde de cet investissement est inscrit au bilan. Afin de respecter les normes gouvernementales en matière d’exactitude des rapports financiers, les sociétés sont tenues de veiller à ce que les soldes des stocks portés au bilan reflètent la valeur réelle des produits en stock.
Exactitude de l'inventaire pour le réapprovisionnement des stocks
En conservant un enregistrement précis des stocks en stock, le système de réapprovisionnement des stocks du magasin maintiendra les niveaux de stocks souhaités. Lorsque les chaussures sont achetées et scannées en rupture de stock, le système de réapprovisionnement des stocks enregistre des commandes de réapprovisionnement depuis le centre de distribution. Lorsque l'inventaire n'est pas précis, le système d'inventaire peut à tort croire que le stock est disponible. Cette imprécision des stocks empêche le système de contrôle des stocks de ne commander à nouveau les fournitures nécessaires et peut entraîner des ruptures de stock et des pertes de ventes.
Inventaire à l'appui des ventes
Les entreprises investissent dans les stocks pour rendre les produits facilement disponibles afin de répondre à la demande des clients. Imaginez-vous en train de magasiner dans un magasin de chaussures qui n’avait pas de chaussures en stock. Les clients quitteraient le magasin, les ventes chuteraient et le magasin fermerait. Grâce à une maintenance appropriée du système d’inventaire, le magasin tient des registres d’inventaire précis, ce qui permet aux magasins de disposer des derniers styles et tailles dont les clients ont besoin. Pour garantir l'exactitude du système d'inventaire, le personnel doit traiter correctement tous les réceptions, retours et ventes d'inventaire dans le système d'inventaire.
Localisation de l'inventaire
Le fait de conserver des emplacements d’inventaire précis dans le système d’inventaire permet aux employés d’accéder rapidement à un emplacement spécifié pour rechercher le produit souhaité. Imaginez dans l'arrière-boutique du magasin de chaussures, il y a 10 000 paires de chaussures. Si l'inventaire n'est pas stocké et comptabilisé avec précision, comment un employé peut-il trouver un style et une taille de chaussure spécifiques pour un client? En organisant et en conservant des enregistrements précis du produit, de la quantité en stock et du lieu de stockage, les employés ont rapidement accès aux stocks.
