Les données doivent toujours être facilement accessibles pour que les employés puissent travailler sur les données à tout moment et de n'importe où. Internet a été un outil utile pour accroître l’accessibilité des données. Disposer de données accessibles en ligne, par exemple lorsqu'un employé voyage, est une technique utilisée pour gérer de grandes quantités de données.
La saisie des données
Une partie des techniques de gestion des données intervient avant même que les données n'entrent dans la base de données. Les données doivent être correctes lors de la première entrée, ce qui signifie que la personne qui corrige les données à l'origine doit enregistrer les données correctement. Par exemple, lorsqu'un client signale un changement d'adresse par téléphone, le représentant du service clientèle doit l'entendre correctement afin que l'adresse soit correctement entrée dans la base de données. Une technique pour éviter les erreurs consiste à répéter les informations au client.
Sauvegarde de données
Selon IBM, la perte de données peut avoir un effet néfaste sur l'entreprise en lui faisant perdre du temps. Les entreprises ont souvent recours à des méthodes de sauvegarde qui stockent des informations cruciales afin de pouvoir récupérer ces informations en cas de perte de ces informations.
Nettoyage des données
Le nettoyage des données consiste à corriger des données incorrectes, à les consolider et à les supprimer. Le nettoyage des données utilise à la fois des programmes logiciels automatisés et la saisie manuelle d'un administrateur de base de données. Alors que le nettoyage des données supprime les erreurs et peut augmenter la productivité et l’espace de stockage de la société, le processus de nettoyage des données peut être coûteux et prendre beaucoup de temps.
Données de remplacement
Les données sont parfois sauvegardées par un logiciel, comme mentionné précédemment. Lorsqu'un élément de données est modifié pour une raison quelconque et que les données cessent de fonctionner correctement, les données peuvent être remplacées par les données de sauvegarde qui fonctionnaient auparavant. Ensuite, les programmeurs peuvent déterminer quelles modifications ont corrompu les données et déterminer comment ces données pourraient être mieux mises à jour à l'avenir.
Saisie de données client
Les entreprises peuvent configurer des sites Web permettant aux clients de saisir des données directement. Cette saisie directe des données permet à l'entreprise d'économiser de l'argent en ne leur demandant pas de recruter un employé pour remplir les formulaires nécessaires. Les clients peuvent également corriger les données eux-mêmes en cas d'erreur. Cependant, tous les clients ne sont pas suffisamment au fait des technologies pour savoir comment accéder aux bases de données en ligne via Internet.
Double vérification
Les données très cruciales doivent toujours être vérifiées par deux paires d'yeux. Lorsqu'un employé modifie des données, celles-ci doivent être modifiées en utilisant une couleur différente pour indiquer que la modification a été effectuée. Ensuite, un deuxième employé peut consulter l'édition des données pour s'assurer qu'aucune erreur n'a été commise.
Consultants en gestion de données
De nombreuses sociétés de conseil sont spécialisées dans la gestion de la qualité des données. Ces sociétés examinent la manière dont une entreprise met en œuvre des processus de gestion des données et fournissent des recommandations sur la manière dont ces processus peuvent être améliorés.
