Que vous dirigiez un organisme de bienfaisance, organisiez une fête annuelle des vacances ou démarriez un nouveau programme de formation et que vous ayez besoin d'un consultant, les lettres de sollicitation sont un outil essentiel pour attirer de l'aide. Les lettres de sollicitation d’affaires doivent être précises et concises, et contenir toutes les informations pertinentes dont votre destinataire aura besoin pour prendre une décision et agir. De plus, vous devez connaître la loi sur la sollicitation dans votre région pour vous assurer que tout va bien.
Identifiez le but de votre lettre. Souhaitez-vous solliciter des dons ou demandez-vous un devis pour un emploi à contrat? Les lettres de sollicitation sont souvent utilisées par des entités telles que des organisations caritatives recherchant des dons ou des entreprises cherchant des citations de fournisseurs potentiels pour un événement, une initiative ou un programme spécifique. Dressez une liste complète des entités concernées auxquelles vous souhaitez envoyer la lettre et assurez-vous qu'elles répondent aux critères des services que vous recherchez.
Décrivez les détails pertinents. Afin de solliciter la meilleure réponse, votre lettre doit inclure des références spécifiques aux services que vous recherchez. Ces détails incluent la date et l'heure de l'événement ou du projet, ainsi que les tâches requises. La lettre doit également demander explicitement un devis au destinataire pour effectuer les tâches demandées. S'il s'agit d'un effort de collecte de fonds pour un organisme de bienfaisance, indiquez clairement que vous demandez de l'argent. Vous devriez également illustrer le don minimum ou standard que vous attendez. Si vous n'avez pas de don minimum, vous pouvez également inclure cette information.
Ajouter des avantages. Dites à l'entité, dans la lettre, quels avantages il tirera de sa participation à vos efforts. Les avantages peuvent inclure une forme de publicité pour son entreprise ou son organisation, ou la reconnaissance publique de ses actes. Indiquez quel type de publicité il s'agira, où il apparaîtra et pour quelle période.
Faites la prose claire. Le contenu et le style de la lettre doivent être clairs, concis et respectueux. Évitez le langage fleuri et les phrases et structures de paragraphe maladroites. Respectez le fait que votre public cible est occupé et voudra lire le contenu avec efficacité et facilité.
Soyez au courant des lois locales sur la sollicitation. De nombreux États ont des lois concernant la sollicitation d’affaires ou d’argent. Par exemple, un organisme de bienfaisance peut être tenu de s'enregistrer officiellement auprès de l'État avant de pouvoir distribuer de telles lettres. Une attention soutenue à ces questions non seulement lancera votre projet légalement, mais vous épargnera également des maux de tête considérables avec les autorités de l'État et locales. Commencez par le bureau des contrôleurs d’État pour déterminer vos droits et vos responsabilités.
