Une balance de vérification est un état financier préparé par une entreprise à la fin d'une période comptable, juste avant d'effectuer des écritures d'ajustement. Une balance de vérification non ajustée est créée en premier et utilisée pour effectuer les écritures ajustées, fermer les livres et préparer les versions finales des états financiers. La balance de vérification non ajustée est créée en transférant les comptes et les montants du grand livre général de l’entreprise vers la feuille de calcul. Le compte de caisse est généralement affecté par plusieurs transactions.
Ouvrez le grand livre. Il doit s'agir d'un tableur ou d'un logiciel de comptabilité permettant de suivre toutes les transactions comptables de tous les comptes utilisés par une entreprise. Si une entreprise utilise le compte de caisse pour recouvrer des paiements, effectuer des paiements et faire des achats, le grand nombre de montants débiteurs et créditeurs associés au compte de caisse apparaît dans le grand livre.
Préparez un compte T pour calculer le solde du compte de caisse. Un compte en T est une table en forme de T composée de deux colonnes. Identifiez le haut du T avec «débit» à l'extrême gauche et «crédit» à l'extrême droite. Écrivez «Cash» tout en haut pour indiquer que ce compte T ne concerne que les transactions en espèces.
Commencez au début de la période pour le grand livre et passez en revue toutes les transactions de l'entreprise pour lesquelles le compte de caisse a été utilisé. Pour chaque entrée débitrice du compte de caisse dans le grand livre, enregistrez ce montant dans la colonne Débit du compte T. Faites de même pour chaque entrée de crédit, en les enregistrant dans la colonne de crédit du compte T.
Additionnez les montants débités dans le compte T et additionnez-les. Faites la même chose pour les montants de crédit de l’autre colonne, puis soustrayez le montant total du crédit du montant total du débit. Cela vous amènera à votre solde de trésorerie total, qui sera un solde débiteur s'il s'agit d'un chiffre positif ou un solde créditeur s'il s'agit d'un chiffre négatif. Assurez-vous que vous avez inclus et enregistré chaque transaction en espèces et effectué le calcul correctement pour éviter toute inexactitude.
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul ou un nouveau bilan. Il doit porter le nom de la société et sa date, ainsi que «Balance de vérification».
Répertoriez tous les noms de compte de l'entreprise à l'extrême gauche de la feuille de calcul. Examinez le grand livre et dressez une liste séquentielle des actifs, des passifs les plus liquides, des actions, des produits et des charges les plus liquides. En règle générale, le compte de caisse est indiqué en premier car il s'agit de l'actif le plus liquide.
