De nos jours, n'importe qui peut créer une entreprise. Développer votre entreprise et atteindre des performances optimales est la partie la plus difficile. Vous et votre équipe devez constamment améliorer vos compétences, apprendre de nouvelles choses et améliorer vos connaissances. Aussi bon que vous soyez dans ce que vous faites, il y a toujours place à l'amélioration. C’est là que la philosophie Kaizen entre en jeu. Également appelé processus d’amélioration continue, ce concept englobe une série de pratiques visant à accroître les performances et la productivité au travail. Il peut être appliqué à tous les domaines de la vie, pas seulement dans les affaires.
Qu'est-ce que l'amélioration continue?
Le processus d'amélioration continue est basé sur Kaizen, une philosophie japonaise selon laquelle de petits changements positifs peuvent donner de grands résultats. Ce mot signifie "_changez pour mieux. "_ En affaires, il s’agit des activités et des pratiques susceptibles d’améliorer les performances et les opérations d’une organisation. La mentalité Kaizen est également utilisée dans les domaines du coaching de vie, de la psychothérapie, de l’éducation et dans d’autres domaines.
Les organisations tentent d'améliorer leurs processus depuis des décennies. Dans les années 80, les entreprises japonaises ont tenté d'appliquer les techniques de gestion traditionnelles de manière plus efficace que les entreprises occidentales. Leur succès international est la preuve vivante que Kaizen fonctionne et qu’il peut produire des améliorations significatives dans tous les domaines d’activité. Voici comment cette méthodologie est née.
Les entreprises du monde entier utilisent Kaizen pour rationaliser leurs opérations, identifier les opportunités et réduire les déchets. Certains le mettent en œuvre comme un ensemble informel de lignes directrices, tandis que d'autres le voient comme une pratique formelle. L'amélioration continue est souvent utilisée conjointement avec d'autres méthodologies telles que Scrum, Lean, Six Sigma et Kanban.
Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez appliquer ce concept dans un ou plusieurs domaines de travail. Certaines entreprises y voient un moyen de créer et de maintenir une culture d’amélioration continue de la recherche, du service à la clientèle, du développement de produits, de la gestion, etc. D'autres utilisent le Kaizen pour encourager le travail d'équipe et favoriser un environnement de travail dynamique.
Cette philosophie peut aider votre entreprise à prospérer et à en faire plus en moins de temps. Attendez-vous à travailler mieux et plus rapidement, à fournir des produits de qualité supérieure et à réduire les coûts liés à un large éventail de produits, services et systèmes. Pensez à Kaizen comme un processus graduel et sans fin qui peut augmenter les performances et l'efficacité de votre entreprise afin qu'elle puisse atteindre ses objectifs.
Si vous effectuez une recherche rapide en ligne sur les "principes et pratiques kaizen pdf", "kaizen", "principes d'amélioration continue" et d'autres termes similaires, vous obtiendrez des milliers de résultats. Ce concept a fait l'objet de nombreuses études et de nombreux livres ont été écrits à ce sujet. "Créer une culture Kaizen, Kaizen: la clé du succès concurrentiel du Japon" et "Méthodes Toyota Kaizen" ne sont que quelques exemples à mentionner.
Les principes d'amélioration du processus Kaizen
Kaizen est à la fois une philosophie de la vie et une méthode scientifique qui utilise les croyances et les valeurs de l’organisation ainsi que le contrôle statistique de la qualité pour améliorer les processus de travail. Il existe plusieurs principes d'amélioration du processus Kaizen, qui varient en fonction de la source. Selon certains experts, cela inclut le retour d’information, l’efficacité et l’évolution; le premier étant la force motrice derrière les deux autres.
D'autres experts affirment qu'il existe cinq, six voire dix principes d'amélioration des processus. Cependant, ils partagent tous des similitudes et poursuivent le même objectif: améliorer en permanence les processus de travail, les services, les produits et les autres domaines clés d'une entreprise. Examinons de plus près les principes les plus populaires du Kaizen et comment les appliquer dans votre organisation.
Never Stop Amélioration
Le processus d'amélioration est en cours et ne se termine jamais. En apportant progressivement de petites modifications pour améliorer votre flux de travail et votre productivité, vous réduirez les risques et en obtiendrez davantage à long terme.
Les améliorations importantes nécessitent davantage de modifications et impliquent donc des coûts et des risques plus importants. Ils ont également tendance à prendre plus de temps. En revanche, des améliorations progressives et continues vous permettent d'améliorer constamment vos pratiques et d'obtenir des résultats plus efficaces et précis.
Toyota, par exemple, a utilisé cette stratégie pour s’imposer comme un leader du secteur. Plutôt que d'entreprendre de grands projets, ses employés ont été encouragés à identifier les problèmes les plus mineurs, à identifier leurs causes sous-jacentes et à prendre les mesures nécessaires pour les résoudre.
Selon cette philosophie, se focaliser trop sur les processus et les façons de faire peut bloquer la créativité et l’innovation. Les gestionnaires et leurs équipes devraient plutôt se concentrer sur l'amélioration. Cela peut être fait en identifiant les opportunités ou les problèmes, en analysant le processus et en développant un plan d'action.
Ensuite, il est nécessaire de mettre en œuvre ce plan ou cette solution, de suivre les résultats et d'ajuster vos efforts en conséquence. Si tout se passe bien, normalisez cette solution et mettez-la en œuvre dans l'ensemble de l'organisation, ses processus et ses domaines pertinents.
De nombreux propriétaires d’entreprise sont encore dans l’ancienne mentalité "c’est comme ça que nous l’avons toujours fait". Ils croient que tant que quelque chose fonctionne, il n'est pas nécessaire de le changer, cela bloque l'innovation et l'amélioration. En tant que leader, il est important de remettre en question le statu quo tous les jours.
Supposons que vos employés utilisent le même logiciel de gestion des stocks depuis des années. Est-ce que vous continuez à vous dire que puisque ces programmes ont bien fonctionné pendant si longtemps, pourquoi voudriez-vous dépenser plus pour le dernier logiciel? Après tout, vos employés sont payés pour leur temps et leurs efforts.
En réalité, votre personnel pourra peut-être faire plus en moins de temps, obtenir de meilleurs résultats et éviter les erreurs coûteuses en optant pour un programme de gestion des stocks moderne. Ils travailleront plus efficacement et avec plus de précision, se sentiront moins stressés et suivront les tendances en constante évolution du secteur. Ils ne seront plus obligés d’écrire des rapports quotidiens, d’envoyer des courriels, de vérifier manuellement les erreurs et de passer des heures à régler les problèmes éventuels.
Rappelez-vous que le but principal de l'amélioration continue est d'identifier, de réduire et d'éliminer les processus sous-optimaux. Cela inclut la manière dont vos employés travaillent et gèrent leurs tâches quotidiennes.
Les gens, votre atout le plus précieux
Le processus d'amélioration continue s'articule autour des activités de travail en équipe. Il souligne le fait que les employés sont l'atout le plus précieux d'une entreprise et que leurs idées sont précieuses. Les employés motivés sont fiers de leur travail, s'efforcent de faire de leur mieux et sont satisfaits de leurs réalisations.
Dans une enquête menée en 2015, 17% des travailleurs américains ont déclaré être activement désengagés. Plus de la moitié ont déclaré ne pas être fiancés. Seulement 32% des répondants travaillaient sur leur lieu de travail.
Les employés engagés sont plus susceptibles d'innover et de tester de nouveaux processus. Ils ont également tendance à rester plus longtemps dans une entreprise et à travailler plus efficacement. La méthode Kaizen implique activement les personnes et stimule leur créativité, ce qui peut améliorer les résultats de votre organisation.
Mesurer les résultats
Avec un système d'évaluation en place, il est difficile de dire à quel point un processus est bon. Il ne suffit pas de faire de petits changements et de se concentrer sur l'amélioration. Vous devez également mesurer les résultats de vos efforts et ajuster vos opérations en conséquence.
Utilisez les données pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Si vos efforts aboutissent, mettez-les en œuvre à plus grande échelle et continuez à suivre les résultats. Le moment où quelque chose cesse de fonctionner comme il se doit, vous devez tout recommencer. Identifiez la cause première du problème, réfléchissez et mettez en œuvre des solutions à petite échelle, puis évaluez la performance et l'efficacité de chaque processus.
L'amélioration continue fonctionne mieux dans les organisations ayant des objectifs à long terme. Donnez à chacun la possibilité de prendre part à ce processus, de la direction aux départements des ressources humaines et des ventes. Encouragez vos employés à partager leurs idées et à suggérer des changements. Abandonnez le perfectionnisme et continuez à rechercher des domaines pouvant être améliorés.
