Les avantages fiscaux et de responsabilité découlant de la constitution de votre entreprise sont compensés par des exigences juridiques plus strictes. Vous devez gérer votre entreprise conformément aux exigences nationales et fédérales en matière de comportement d'entreprise. Une des conditions est que vous teniez une assemblée annuelle des actionnaires, même si vous en êtes le seul propriétaire. Vous devez également garder des minutes pour enregistrer ce qui s'est passé lors de la réunion.
Rester simple
Tenir un procès-verbal de la réunion est une exigence légale, mais elle est également utile. Les procès-verbaux prouvent que vous remplissez les conditions requises pour une réunion légale et fournissent un enregistrement des décisions, votes et actions prises. Il n'est pas nécessaire d'inclure tous les détails: ce qui compte, c'est le résultat d'un vote, et non tous les points du débat. Vous devez bien connaître tous les faits. Une fois les minutes rédigées, toutes les personnes présentes doivent être invitées à confirmer leur exactitude. Cela protège l'entreprise si quelqu'un conteste une décision plus tard. Gardez le langage clair et formel, de sorte qu'il ne soit pas question d'interpréter les procès-verbaux.
Notification
Une société S, même une société unipersonnelle, doit être régie par des règlements. Les statuts fixent la date de l'assemblée annuelle des actionnaires, mais vous devez toujours en informer les actionnaires à l'avance. La notification comprend la date, l'heure et le lieu, ainsi qu'une liste des actions que vous souhaitez entreprendre et des candidats aux postes de conseil. Lorsque vous déposez le procès-verbal, incluez une copie de la notification. Si quelqu'un a été prévenu tardivement, demandez-lui de signer une renonciation à la notification. Joignez cela au procès-verbal aussi.
Prenant Présence
Votre procès-verbal doit énumérer toutes les personnes ayant assisté à la réunion - tous les actionnaires et tous les administrateurs. Si vos statuts fixent un quorum - un nombre minimum de participants - la liste indique que vous avez atteint le quorum, de sorte que les votes pris sont juridiquement contraignants. Si les statuts ne fixent pas le quorum, les règles des États sont respectées. Les règles peuvent simplement consister en la présence d'une majorité d'actionnaires avec droit de vote, ou d'une partie déterminée - un tiers d'entre eux dans le Delaware, par exemple - ou votre l'état peut ne pas définir un minimum. Si vous êtes le seul propriétaire, 100% des actionnaires sont toujours présents.
Les mesures prises
Une assemblée annuelle typique comprend un rapport sur les finances de l'entreprise et un vote du conseil d'administration. Le procès-verbal doit inclure la liste des candidats et les votes reçus par chaque candidat. Si la société S veut que les actionnaires prennent des décisions sur d’autres questions, le procès-verbal doit énoncer la question et faire le décompte des voix. Tous les procès-verbaux annuels doivent être conservés dans un fichier ou "livre de procès-verbaux" afin que vous disposiez des références si quelqu'un vous pose des questions sur le déroulement des réunions.
