Lorsque vous devez mettre à jour un manuel de formation, un processus métier ou un manuel, le véhicule idéal est un mémo de formation. Le format de mémo vous permet de cibler vos destinataires et d'inclure des informations de suivi rapides. Il est particulièrement utile dans les situations où de nouvelles considérations juridiques ou des étapes requises ont été ajoutées à un processus existant. En suivant quelques étapes simples, vous pouvez vous assurer que votre mémo communique clairement et succinctement vos idées tout en évitant les pièges courants.
Identifiez votre public. Cela vous aidera à inclure les informations les plus pertinentes pour votre mémo. Par exemple, si vous écrivez pour expliquer comment utiliser le nouveau copieur situé au troisième étage, n'envoyez pas le mémo à tous les employés de l'immeuble. Ou, si une nouvelle loi a une incidence sur la façon dont les affidavits sont pris dans un cabinet juridique, vous n'avez pas besoin d'inclure l'équipe de maintenance.
Présentez votre sujet. Les premières lignes devraient permettre à vos lecteurs de comprendre pourquoi ce mémo est important pour eux. Informez-les de l'ancien processus ou du processus actuel auquel cette mise à jour s'applique, ainsi que du motif de la mise à jour.
Décrivez les nouvelles étapes ou exigences. Utilisez un seul niveau de titres et gardez vos explications concises et ciblées. Incluez les informations mises à jour ainsi que toutes les étapes ou processus antérieurs qui ne doivent plus être suivis ou exécutés.
Inclure une ligne de temps. Indiquez clairement à votre auditoire quand la nouvelle politique entrera en vigueur. S'il s'agit d'un changement immédiat, indiquez clairement s'il existe un délai de grâce ou un processus transitoire pour la procédure précédente. Par exemple, s'il existe un nouveau formulaire de demande de congé, informez les employés de ce qu'il adviendra des demandes en cours de traitement.
Fermez avec les étapes suivantes. À la fin de votre mémo, indiquez à votre auditoire ce qu'il doit faire s'il a des questions auxquelles votre document n'a pas répondu. Cela peut inclure un lien vers une documentation supplémentaire ou un numéro de contact qu'ils peuvent appeler. Si votre mémo de formation fait partie d’une série de mises à jour, indiquez quand la prochaine mise à jour sera prête.
Conseils
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Limitez votre mémo à un sujet principal. Utilisez la deuxième personne (vous) pour parler directement à votre public.
