Bien documenter les procès-verbaux des réunions nécessite beaucoup d’organisation et de minutie. Les procès-verbaux des réunions devenant souvent des documents légaux, il est important de résumer les discussions avec précision. Faites une copie de sauvegarde et stockez-la dans un emplacement sécurisé, puis distribuez des copies supplémentaires aux parties concernées. Avec la pratique, il devient beaucoup plus facile de documenter les procès-verbaux des réunions avec précision et concision.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur portable
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Logiciel de traitement de texte
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Programme de la réunion
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Copie des règles de procédure de Robert
Documentation des procès-verbaux
Arrivez tôt pour préparer votre ordinateur portable. Notez la date, l'heure, le lieu et la liste des participants. Enregistrez autant que possible la discussion de la réunion en fonction de votre vitesse de frappe. Ne vous inquiétez pas des fautes d'orthographe ou de grammaire. Si vous manquez une étape importante, telle que l'adoption d'une motion ou d'une action, vous pouvez demander aux participants de la réunion de clarifier le libellé. Enregistrez le document de temps en temps pour éviter toute perte de données.
Modifiez vos procès-verbaux dès que possible après la réunion, lorsque votre souvenir de la discussion est encore frais. Corrigez les fautes d'orthographe ou de grammaire et assurez-vous que le formatage est cohérent dans tout le document. Insérez un "brouillon" de filigrane pour informer les lecteurs que le procès-verbal n'a pas encore été approuvé et officialisé. Enregistrez le fichier sous un nom facile à identifier et à différencier ultérieurement, tel que "StrataCouncilMinutesDecember5".
Envoyez le procès-verbal au président de la réunion ou à une autre personne désignée pour examiner la discussion. Modifiez à nouveau les procès-verbaux en fonction des commentaires reçus. Lors de l'édition, veillez à maintenir l'intégrité du procès-verbal. N'ajoutez aucune discussion qui n'a pas eu lieu ou ne supprimez aucune discussion qui a eu lieu. Enregistrez le fichier à nouveau.
Conservez le filigrane "Brouillon" dans le document jusqu'à ce que le procès-verbal soit officiellement approuvé. Cela se produit généralement lors de réunions ultérieures du même comité.
Une fois que le comité a approuvé le procès-verbal, supprimez le filigrane "Projet" et enregistrez le fichier à nouveau. Distribuez les procès-verbaux approuvés aux membres du comité si nécessaire.
Conseils
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Ayez un exemplaire des règles de procédure de Robert (ou du guide que votre comité utilise) à utiliser comme référence lors de la réunion. Cela peut vous aider à enregistrer correctement les travaux de la réunion.
Certaines personnes préfèrent encore documenter les comptes rendus de réunion en utilisant un raccourci d’abord, puis taper les notes plus tard. Cette méthode peut fonctionner aussi bien que prendre quelques minutes avec un ordinateur portable. Cela dépend de vos préférences personnelles.
Pour les réunions très importantes, envisagez d'utiliser un magnétophone pour enregistrer les débats.
