Selon Jenny R. Yang, présidente de la Commission, environ 30% des plaintes reçues par la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi aux États-Unis concernent le harcèlement au travail. Par conséquent, il est fort probable que si vous travaillez avec d’autres personnes, vous ferez l'expérience du harcèlement ou vous le constaterez à un moment ou à un autre de votre carrière. Un tel harcèlement peut avoir de graves conséquences pour les employés, ainsi que pour les employeurs, à la suite d'un litige. En conséquence, il est important pour une victime ou un observateur de documenter le harcèlement sur le lieu de travail de manière à soutenir les efforts de l'entreprise pour le prévenir ou le combattre.
Objectif de la documentation d'incident de harcèlement au travail
Le harcèlement au travail viole les lois anti-discrimination fédérales et nationales. En conséquence, les entreprises demandent aux employés de documenter et de signaler les cas de harcèlement au travail d’une manière particulière pour étayer une plainte afin qu’une entreprise puisse prendre des mesures correctives ou se défendre contre des allégations de harcèlement.
Consultez le manuel de l'employé et les politiques de l'entreprise
Pour savoir comment documenter le harcèlement au travail, lisez les règles de l'entreprise et reportez-vous au manuel de votre employé. Souvent, les employés, les gestionnaires et les superviseurs doivent suivre des directives spécifiques pour consigner et signaler les cas de harcèlement au travail. Si tel est le cas, conformez-vous aux directives de votre employeur et documentez complètement un incident selon les normes du service des ressources humaines de votre entreprise.
Lire les lois sur l'emploi interdisant le harcèlement
Pour vous assurer que vous ne confondez pas les tentatives d'humour pour le harcèlement, passez en revue toutes les lois sur la formation et l'emploi fournies par les employeurs et relatives au harcèlement au travail. Par exemple, le titre VII de la loi sur les droits civils de 1964 interdit la discrimination fondée sur des facteurs non liés au travail, tels que la race, la religion, le sexe, l'origine nationale ou la couleur. Cette loi, ainsi que d’autres lois antidiscrimination, interdisent le harcèlement, notamment les comportements importuns fondés sur des facteurs autres que professionnels et visant un individu ou un groupe d’employés.
Documenter les noms du harceleur et des témoins
Après tout incident de harcèlement, enregistrez-le dès que possible. Pour chaque incident qui vous concerne, notez le nom de l'employé qui s'est livré au harcèlement et son poste au sein de votre entreprise. En outre, documentez les noms et les postes de tous les employés qui ont été témoins du comportement harcelant.
Décrivez l'incident
Notez autant de détails que possible concernant les remarques ou les actions harcelantes, mais n'attribuez des déclarations très particulières à un individu que si vous êtes certain des mots exacts prononcés. Chronique des circonstances qui ont entouré l'incident, ainsi que où et quand l'incident s'est produit. Décrivez comment l'événement vous a affecté personnellement et professionnellement, et comment vous avez réagi au comportement de harcèlement. En outre, documentez les réponses des autres employés qui ont été témoins du harcèlement. Par exemple, un employé qui a observé l'incident peut avoir encouragé le comportement ou tenté de l'arrêter. Plutôt que de sauvegarder le document sur votre ordinateur de travail, sauvegardez-le sur un lecteur flash que vous stockez à la maison.
Prendre note des mesures de rétorsion
Documentez toutes les actions que le harceleur a entreprises en réponse à vos efforts pour le confronter ou pour mettre fin au comportement négatif. Si vous avez discuté du problème avec le harceleur, notez vos commentaires et sa réponse. Par exemple, il a peut-être exercé des représailles en vous excluant d'une équipe, en vous rétrogradant ou en réaffectant certaines de vos tâches.
Conserver des preuves physiques de harcèlement
Pour renforcer votre allégation de harcèlement, sauvegardez vos courriels et autres preuves matérielles de harcèlement. Cette preuve pourrait inclure des cadeaux non souhaités donnés par le harceleur ou des courriels qu'il a envoyés. Pour chaque élément de preuve physique, notez les circonstances entourant la preuve et sa source, ainsi que la date et l'heure à laquelle le harceleur vous a donné la preuve.
Conservez également des preuves de votre performance au travail, y compris des mémos et des évaluations de performance. Vous pouvez utiliser cette preuve pour contrer toute allégation du harceleur ou de votre employeur selon laquelle votre allégation de harcèlement est un stratagème visant à justifier ou à détourner votre attention de votre piètre performance au travail.
Déposer plainte formelle
Lorsque vous êtes certain d’avoir enregistré l’incident de harcèlement de manière appropriée, créez une photocopie de votre document pour distribution à l’autorité compétente. Si votre société dispose d'un service des ressources humaines, présentez la copie au responsable des ressources humaines et déposez une plainte formelle. Sinon, fournissez la copie du document au PDG de votre entreprise. Documentez la date et l'heure auxquelles vous avez déposé une plainte et avec qui vous avez parlé.
Agissez si menacé
La documentation d'un incident de harcèlement et le dépôt d'une plainte officielle aideront votre employeur à maintenir un environnement de travail sûr et confortable. Toutefois, si vous sentez que votre sécurité personnelle ou celle des autres personnes est menacée, informez-en immédiatement le responsable des ressources humaines de votre entreprise.
