La réglementation bancaire exige que seules les sociétés disposant de la documentation et de l'autorisation appropriées soient autorisées à ouvrir des comptes bancaires. Les entreprises doivent prouver qu’elles sont des entités juridiques et qu’elles possèdent une identification Internal Revenue Service. En outre, la personne qui ouvre le compte doit prouver qu'elle dispose de l'autorisation appropriée de sa société. Les règles d'ouverture de compte varient légèrement d'un État à l'autre. Appelez la banque à l'avance pour vous assurer que vous disposez des bons documents.
Identification du contribuable
Si votre société est une société ou une société à responsabilité limitée, vous devez indiquer à la banque le numéro d’identification de l’employeur de la société. Si vous avez une entreprise individuelle, votre numéro de sécurité sociale répond à l'exigence. Si vous ouvrez un compte pour une société à but non lucratif, veillez à vous munir de votre copie de la lettre de décision de l’Internal Revenue Service prouvant l’exonération fiscale de la société au titre de la Section 501 (c).
Identité légale
Un EIN n'est pas une documentation suffisante pour ouvrir un compte professionnel. La banque doit être convaincue que votre société a été créée légalement, conformément aux lois en vigueur dans votre État. Pour le prouver, apportez les statuts de votre société, parfois appelés certificat de constitution, certificat d’existence, certificat de formation ou charte. De plus, la personne représentant l'entreprise peut avoir besoin d'une pièce d'identité avec photo personnelle. Pour les sociétés à responsabilité limitée, l'équivalent est l'accord de partenariat à responsabilité limitée ou le certificat de partenariat à responsabilité limitée. Le document doit nommer la société et les partenaires. Les propriétaires n'ont besoin que d'un document attestant du dépôt du nom commercial ou d'une licence commerciale.
Autorisation de l'entreprise
La banque doit avoir la preuve qu’elle a la demande officielle de votre société d’ouvrir le compte bancaire. Pour une société ou une LLC, vous devez disposer d’une résolution de société indiquant deux choses: le nom du personnel de la société qui va signer sur le compte et le nom de la banque où le compte doit être ouvert. Pour une entreprise individuelle, votre présence à la banque prouve votre autorisation.
Documents propres de la banque
La banque exigera que son formulaire de demande soit rempli et signé. Le formulaire demandera l’adresse postale de la société, ses numéros de téléphone et les noms et titres des personnes clés. Le personnel de l'entreprise qui va signer sur le compte devra compléter les cartes de signature. À mesure que la relation bancaire évoluera, il incombera à la société de tenir à jour les cartes de signature au fur et à mesure que le personnel quittera la société et rejoindra la société. À la fin de la procédure d’ouverture de compte, vous pouvez remplir un bordereau de dépôt et effectuer un dépôt initial. Dans le cas de comptes chèques, la banque aura des chèques personnalisés et des bordereaux de dépôt imprimés et postés à votre entreprise.
