Les ordres de modification sont des documents couramment utilisés dans les entreprises de construction. Un ordre de modification est créé lorsqu'un client change d'avis au cours du processus de construction. Pour effectuer le changement, l'entrepreneur demande généralement au client de signer un ordre de modification et le client doit généralement payer des frais. Les règles et procédures de fonctionnement des commandes de modification doivent être décrites dans le contrat de construction passé entre le contractant et le client.
Revoir le contrat de construction. Avant de créer un ordre de modification, le contractant doit être certain de suivre les procédures écrites décrites dans l'accord. Un ordre de modification spécifie que le client souhaite qu'un certain aspect du projet soit réalisé différemment. Cela se traduit généralement par l’achat de différents matériaux et par la prestation par l'entrepreneur de services différents.
Déterminez la nécessité d'un ordre de modification. Lorsqu'un client demande à changer quelque chose, déterminez si le problème peut être changé ou s'il est trop tard. Vous devez également déterminer si le changement nécessite un formulaire de commande de changement. Il se peut que certaines activités soient trop insignifiantes pour lesquelles un formulaire de commande de changement ne serait peut-être pas nécessaire.
Date le formulaire. Créez un ordre de modification sur un programme de traitement de texte ou un tableur. Intitulez le document comme ordre de modification et indiquez la date à laquelle la demande est faite.
Inclure les informations sur le travail. Indiquez le nom du client sur le formulaire, ainsi que ses coordonnées, le titre et le lieu du travail.
Décrivez le changement. Décrivez en détail les changements apportés. Indiquez le type de travail requis pour effectuer le changement, ainsi que le matériel nécessaire. Décrivez toutes les informations que vous devez vous rappeler de faire, telles que l'annulation de la commande que vous avez déjà passée pour le revêtement, par exemple.
Indiquez les coûts du changement. Les entrepreneurs facturent généralement des frais simplement pour changer quelque chose, mais en plus, la différence de coûts est à la charge du client. Par exemple, si le client change d'avis sur le revêtement et que le nouveau revêtement coûte 1 000 $ de plus, il doit alors payer ce montant supplémentaire à l'entrepreneur.
Obtenez des signatures. Vous devez signer et dater le document ainsi que le client. Ce document est placé dans le dossier du client et sert de document juridique.
