Une tâche est une unité de travail. L'étendue d'une tâche peut aller d'un sujet nécessitant un minimum de travail à un autre nécessitant un travail considérable et impliquant une foule de sous-tâches. Les tâches sont généralement liées à des buts et objectifs spécifiques, limités dans le temps. En tant que tel, l'organisation et le suivi des tâches sont importants pour atteindre les buts et objectifs. En engageant des tâches sur papier ou sur un programme informatique, vous prenez le contrôle de votre journée et, en fin de compte, de vos buts et objectifs à court et à long terme.
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Parcourez votre liste de tâches et placez une valeur numérique pour chaque élément en fonction de sa priorité mesurée. Cela ordonne vos actions de manière à vous donner les meilleures chances d’avoir le plus d’impact possible au cours de la journée. Donner la priorité aux tâches en décidant de l’importance de chaque tâche par rapport à vos buts et objectifs. Certaines tâches viendront avec un sentiment d’urgence naturel, alors que d’autres vous donneront peut-être une pause pour évaluer si elles ont une importance réelle.
Estimez le temps nécessaire pour effectuer chaque tâche. Placez une plage de temps qui définit l’allocation de temps minimale et maximale pour effectuer chaque tâche. Le temps requis pour effectuer une tâche peut avoir une incidence sur sa priorité pour la journée. Par exemple, une tâche simple qui prend cinq minutes peut être prioritaire sur une tâche relativement plus importante qui nécessite trois à cinq heures. Les tâches exigeant des périodes plus longues devront naturellement être programmées sur une période plus longue.
Fixer des délais pour chaque tâche. Les échéances concentrent votre attention et encouragent votre conformité. Certaines tâches auront des échéances définies par des parties externes, telles que celles définies par les clients ou des institutions extérieures. D'autres tâches nécessiteront que vous fixiez une date limite. Cela dépendra de facteurs tels que le temps requis pour terminer la tâche et si le travail des autres est nécessaire pour mener à bien la tâche. En outre, lors de la délégation des attributions de tâches, il est utile de livrer des demandes dont les délais sont légèrement inférieurs à votre propre délai pour la tâche.
Planifier des tâches. Cela implique de décider comment organiser les tâches et les activités de votre calendrier. Prenez en compte la relation naturelle entre les tâches lors de leur planification. Vous gagnerez en efficacité en regroupant des tâches similaires, par exemple, en finançant la facturation de différents projets à un moment donné. Tenez également compte de vos pics d’énergie personnels au cours de la journée lorsque vous planifiez des tâches. Si votre force mentale culmine le matin, planifiez des tâches qui nécessitent une attention mentale optimale pendant cette période. Si votre énergie baisse de 15 heures, c'est peut-être le meilleur moment pour planifier des tâches simples.
Être flexible. Vous pouvez hiérarchiser, fixer des échéances et planifier des tâches de manière à optimiser l'utilisation de votre temps, uniquement pour recevoir un appel de quelqu'un dont la liste d'urgence requiert votre temps et votre attention. Ne laissez pas cela faire dérailler vos efforts. Les techniques de gestion du temps incluent la prise en compte du temps flexible dans votre horaire quotidien. En outre, si cette option est viable, définissez certaines périodes comme "temps sans interruption" pour les tâches nécessitant une grande concentration.
Suivre et marquer vos progrès. Développez un organigramme visuel ou un graphique de votre liste de tâches qui séquence les activités. Développez des organigrammes d'activité individuels pour les tâches principales comprenant une série de sous-tâches. Lorsque vous terminez des tâches et des tâches secondaires, rayez-les de votre liste. À la fin de chaque journée et à la fin de chaque semaine de travail, passez en revue vos progrès et réorganisez vos tâches avec de nouvelles listes et des graphiques pour le nouveau jour et la nouvelle semaine.
Conseils
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Déterminez si vous avez suffisamment de ressources pour effectuer une tâche. La qualité du travail est généralement plus importante que de respecter un délai.
