Supposons que vous dirigiez une entreprise et supervisiez plusieurs employés. Vous voulez que les employés comprennent leurs tâches car vous devez évaluer leur rendement au travail chaque année. Vous décidez que cela les aiderait s'ils pouvaient voir les responsabilités du travail dans un organigramme. Il est souvent plus facile de comprendre un processus s'il peut être vu dans une image ou un diagramme ainsi que dans un récit.
Procurez-vous un logiciel de diagramme de flux ou, si vous préférez le faire à la main, procurez-vous un modèle de diagramme de flux avec tous les symboles du diagramme de flux. Étudiez les symboles pour comprendre ce qu’ils représentent, afin de les utiliser correctement lors de la création de l’organigramme. Une fois que vous aurez compris les symboles de l’organigramme, il sera facile de créer des organigrammes.
Écrivez en ordre chronologique les étapes de chaque travail pour chaque personne que vous supervisez sur des feuilles de papier séparées. Demandez à chaque employé de passer en revue les étapes que vous avez énumérées et de vous informer de celles que vous avez peut-être manquées afin de pouvoir les ajouter à la liste et les inclure dans l'organigramme.
En utilisant le logiciel de diagramme de flux ou le modèle, créez un diagramme de flux pour chaque travail que vous supervisez. Incorporer chaque étape dans l'organigramme pour chaque travail que vous avez décrit à l'étape deux. Vous dessinez simplement le symbole applicable pour chaque étape du travail dans le bon ordre et dans la zone appropriée où l'étape est effectuée.
Fournissez la première version de l'organigramme à l'employé qui remplit ces fonctions et demandez-lui ses commentaires sur l'organigramme. Demandez-leur d'identifier les étapes que vous avez peut-être manquées ou celles que vous pourriez avoir dans le mauvais ordre.
Refaites les organigrammes en tenant compte des commentaires en apportant les modifications jugées nécessaires. Si vous n'êtes pas d'accord avec l'employé à propos de commentaires ou de modifications apportées à l'organigramme, discutez-en avec lui et expliquez pourquoi vous n'acceptez pas. Donnez-lui une chance de répondre. Ils savent peut-être quelque chose que vous n’avez pas ou n’avez pas une vision ou une perspective du travail que vous ne connaissez pas et une fois que vous comprenez son point de vue, vous pouvez accepter leur changement.
Donnez aux employés une copie de l’organigramme terminé pour leur travail. Pour les travaux faisant partie d'un processus, vous pouvez également partager les autres organigrammes avec tous les employés impliqués dans ce processus afin qu'ils comprennent l'ensemble du processus. Cela facilitera la formation croisée et permettra aux employés de savoir qu'ils font partie d'un processus plus vaste essentiel à l'entreprise.
Placez une copie des organigrammes dans un classeur à anneaux pour référence future et à des fins de formation.
