Les procès-verbaux des réunions du personnel fournissent un compte rendu écrit des décisions prises, des questions débattues, des votes pris, des attributions données et de toute autre question concernant le personnel. Il est important de saisir les détails de la réunion ainsi que l’essence des discussions. Vous n’avez pas besoin d’enregistrer chaque mot prononcé pendant la réunion, mais vous devriez pouvoir fournir aux participants un compte-rendu précis de la réunion.
Articles dont vous aurez besoin
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Outils de prise de notes
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Enregistreur
Préparez-vous pour la réunion en visitant la salle pour déterminer où vous devriez vous asseoir pour obtenir le meilleur point de vue et trouver des prises électriques si vous en avez besoin. Consultez les minutes précédentes pour vous familiariser avec la manière dont les minutes ont été enregistrées dans le passé.
Obtenez une copie de l'ordre du jour pour vous aider à organiser les procès-verbaux par sujet. Obtenez une liste des participants invités et vérifiez-les en leur demandant de se connecter lorsqu'ils entrent dans la réunion.
Notez la date et l'heure de la réunion. Écrivez chaque motion telle qu'elle a été présentée, mot pour mot. Notez les votes et le nombre de votes pour, d’abstention et d’abstention. Inclure le nom du créateur de mouvement et qui appuie la motion.
Utilisez des puces pour mettre en évidence des sujets de discussion importants tels que les budgets, les élections ou la planification d'événements de l'entreprise. Notez les avantages et les inconvénients soulevés au cours de la discussion et qui a fait chaque déclaration. Terminez chaque sujet de discussion avec le résultat, ce qui constituera une motion et un vote, une mission de recherche sur le sujet ou une action désignée.
Rédigez les procès-verbaux dans un format clair et facile à lire pour les rendre plus faciles à suivre. Recherchez des applications et des outils déjà créés pour rendre la prise de minutes plus efficace. Ceux-ci peuvent être trouvés sur des sites Web tels que onenote.com si vous utilisez Windows. Visitez evernote.com pour les outils de rédaction, agréo.com pour les outils de prise de notes et de partage de minutes, et Google Docs pour les modèles de comptes rendus de réunion et les moyens simples de les partager.
Rédigez le procès-verbal dès que possible après la réunion pendant que les discussions sont encore fraîches dans votre esprit, de préférence dans les 24 heures. Ecrire à la troisième personne tout au long.
Envoyez un brouillon au responsable ou au superviseur qui a présidé la réunion pour examen avant d’envoyer le procès-verbal au reste des participants. Corrigez et envoyez une copie à toutes les personnes présentes à la réunion. Joignez des documents appropriés, tels qu'une copie d'un budget, une liste d'éléments d'action ou une liste de numéros de contact.
Conseils
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Créez un modèle pour simplifier le processus de prise de minutes. Utilisez-le encore et encore lorsque vous prenez des minutes du personnel.
Utilisez un appareil d’enregistrement si vous vous inquiétez de précision. Dites aux participants qu'ils sont enregistrés avant d'allumer votre enregistreur.
Attention
Ne vous laissez pas impressionner lorsque vous perdez le fil de la discussion ou que vous ne comprenez pas un argument avancé. Lorsque vous êtes confus, arrêtez la procédure et demandez des éclaircissements pour vous assurer de faire rapport avec exactitude.
