Selon le Bureau of Labor Statistics, il existe plus de quatre millions de secrétaires et d’assistants administratifs aux États-Unis. Bien que les termes secrétaire et assistant administratif soient souvent utilisés de manière interchangeable, certaines entreprises distinguent d'importantes distinctions, notamment les tâches, le niveau de responsabilité et le niveau d'éducation et de formation requis pour effectuer le travail.
Définition de secrétaire
En général, une secrétaire est une personne qui effectue strictement des tâches de bureau et de soutien, telles que la frappe, la dictée, le classement ou la photocopie. Les secrétaires répondent également au téléphone et distribuent des messages, trient et distribuent le courrier et, dans certaines entreprises, gèrent les tâches de réception. Les secrétaires rédigent souvent leurs procès-verbaux. Dans la plupart des cas, les secrétaires ne supervisent pas le personnel et n’ont pas le pouvoir de déléguer des tâches.
Définition d'assistante administrative
Les assistants administratifs, contrairement aux secrétaires, ont généralement des tâches qui vont au-delà des tâches de bureau. Les assistants administratifs gèrent souvent le calendrier de leur employeur, organisent leur voyage, rédigent des documents et travaillent éventuellement avec leur patron et d’autres employés. Ils gèrent souvent la maintenance du matériel de bureau et travaillent avec les fournisseurs pour acheter des fournitures et négocier les prix et les contrats. Les assistants administratifs de certaines entreprises peuvent également superviser d’autres employés de bureau.
Exigences d'éducation
Il est possible de décrocher un poste de secrétaire de niveau débutant avec un diplôme d’études secondaires, mais pour des postes administratifs plus avancés, tels que secrétaires exécutifs ou assistants de direction, il devient de plus en plus important pour les candidats d’avoir un diplôme universitaire ou une expérience de travail significative, autant d'assistants administratifs travaillent en étroite collaboration avec les cadres sur des projets de haut niveau. En tant que secrétaire juridique ou médicale, vous devez généralement suivre un programme spécialisé pour apprendre la terminologie et les procédures associées au domaine.
Compétences requises
Excellentes compétences en informatique, en matériel de bureau et en dactylographie sont indispensables aux secrétaires et aux assistantes administratives. Il est également important d’avoir de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles, car ces deux postes exigent généralement une interaction avec le public et les collègues. L'organisation est également importante pour les secrétaires et les assistantes administratives, car leur travail consiste souvent à garder les autres organisés. Selon le Bureau of Labor Statistics, au fur et à mesure que les gestionnaires et autres professionnels assument de plus en plus de tâches traditionnellement confiées à des secrétaires, telles que le traitement de texte, la demande de personnel strictement administratif diminuera, tandis que les rôles d'assistant administratif se développeront.
Payer
En général, les assistantes administratives gagnent plus que les secrétaires. Selon le Bureau of Labor Statistics, le salaire moyen d'un secrétaire est de 29 050 dollars par an en 2008. Les secrétaires juridiques, médicaux et de direction gagnent davantage, certains secrétaires exécutifs gagnant plus de 50 000 dollars par an. Les adjoints administratifs gagnent en moyenne 40 030 dollars par an, certains assistants de direction gagnant plus de 60 000 dollars par an. La rémunération réelle est déterminée par la situation géographique, la formation, l'expérience et le secteur d'activité.
Information sur les salaires 2016 pour les secrétaires et les adjoints administratifs
Les secrétaires et assistants administratifs ont gagné un salaire annuel médian de 38 730 dollars en 2016, selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis. En bas de l'échelle, les secrétaires et assistantes administratives gagnaient un salaire de 30 500 dollars au 25e centile, soit 75% de plus que ce montant. Le salaire du 75e centile est de 48 680 $, ce qui signifie que 25% gagnent plus. En 2016, 3 990 400 personnes étaient employées aux États-Unis en tant que secrétaires et assistantes administratives.
