Le formulaire 944 a été spécialement conçu par l'Internal Revenue Service pour décharger les petites entreprises de la nécessité de produire leurs déclarations de retenue d'impôt des employés chaque trimestre via le formulaire 941. Ces deux formulaires sont utilisés pour déclarer les retenues d'impôt fédéral, de Medicare et de sécurité sociale qui sont retenues des chèques des employés. L'employeur est également obligé de déclarer ses contributions à Medicare et à la sécurité sociale. Une fois que vous vous êtes inscrit comme employeur auprès de l’IRS, il vous est assez difficile de ne pas remplir le formulaire 944, même si vous n’avez pas un seul employé.
L'idée est que le propriétaire de petite entreprise doit également déclarer son impôt, mais comme il dépose des montants aussi minimes, il n'a pas de sens pratique de le faire plus d'une fois par an. Ce serait pratique s'ils pouvaient en finir en un seul dépôt annuel.
Formulaire 944 contre 941
Les employeurs utilisent les formulaires 941 et 944 pour déclarer les taxes d’emploi de leurs employés. Alors, comment se présente la situation pour le formulaire 944 vs 941?
La principale différence entre les deux réside dans le fait que le formulaire 944 est déposé chaque année plutôt que tous les trimestres comme le 941. En tant qu'employeur, vous n'êtes pas autorisé à utiliser les deux formulaires au cours de la même année pour la même période. Vous pouvez utiliser l'un ou l'autre, ce qui dépend de votre situation particulière. La majorité des employeurs préfèrent produire le formulaire 941, ce qui signifie qu'ils déposent leur déclaration tous les trimestres. Ce n'est que lorsqu'un employeur satisfait aux conditions requises qu'il est autorisé à déposer le formulaire 944.
Qui utilise le formulaire 944?
Le formulaire 944 est destiné à un usage spécifique, à savoir aider les plus petits employeurs à déclarer leurs impôts sur l’emploi chaque année plutôt que tous les trimestres. L'IRS considère un employeur petit lorsque ses paiements d'impôt sur l'emploi ne dépassent pas 1 000 dollars par an. Toutefois, vous devez remplir quelques autres conditions pour pouvoir déposer le formulaire 944.
Notification de l'IRS
Dans certaines situations, l'IRS informera un employeur qu'il doit utiliser le formulaire 944 pour déclarer ses impôts sur les salaires. Lorsque cela se produit, l’employeur est tenu de produire annuellement le formulaire 944 relatif à ses taxes sur l’emploi. Cela s’applique même si l’employeur préfère utiliser le formulaire 941 pour déclarer ses impôts sur l’emploi.
Parfois, un nouvel employeur prévoit qu’il ne paiera raisonnablement pas plus de 1 000 $ en taxes d’emploi au cours de sa première année d’activité. Si tel est le cas, ils peuvent déposer le formulaire 944 et indiquer leurs attentes aux lignes 13 et 14 du formulaire SS-4 ou SS-4PR en même temps qu'ils demandent un numéro d'identification EIN ou un numéro d'identification d'employeur.
Si l'employeur ne fournit pas ces informations lors de sa demande de numéro EIN, il doit utiliser le formulaire 941 pour la déclaration de son impôt sur l'emploi trimestriellement.
Qui dépose le formulaire 944?
Peu importe si vous avez un seul employé ou si vous en avez 10; si vous avez des employés dans l’année, vous devez remplir le formulaire 944. Peu importe également si les employés gagnent très peu ou beaucoup d’argent cette année-là.
Vos exigences en matière de classement seront basées sur les salaires que vous avez payés à vos employés au cours de l'année civile. Il est important de s'en souvenir, car il peut arriver que vos employés aient gagné un salaire l'année précédente, mais que vous les ayez payés l'année en cours. Par conséquent, vos exigences en matière de classement seront basées sur les salaires que vous avez payés, quelle que soit la période où ils ont été gagnés.
Par exemple, supposons que vos employés travaillent une semaine donnée mais soient payés une semaine plus tard. Il se trouve que cette semaine a été marquée par la transition de décembre à janvier. En janvier, vous avez émis la liste de paie pour les heures travaillées en décembre. Vous déclarerez tous les salaires que vous payez vos employés à l'IRS en fonction de l'année civile. Cela signifie que vous devriez produire le formulaire 944 pour tous les salaires de décembre payés en janvier.
Employeurs sans employés
Il est raisonnable de se demander ce qui se passe lorsque vous n’avez aucun employé. Devez-vous toujours déposer le formulaire 944? Devez-vous déposer le formulaire 941? Y a-t-il un autre type de formulaire que vous devriez remplir? Il y a cinq situations à considérer: affaires fermées; pas d'employés; changement de structure d'entreprise; vendu l'entreprise ou a fusionné l'entreprise. Chaque scénario a des règles différentes pour le classement.
Entreprise fermée ou aucun employé
Si vous n’avez aucun employé et que vous pensez ne pas embaucher de personnel dans l’avenir, vous devez produire le formulaire 944 une dernière fois.
Si vous décidez de fermer votre entreprise, vous devez également produire un formulaire 944 final.
À la page deux, partie trois du formulaire 944, vous devez cocher la case et entrer la date de votre dernière paie. Vous devriez également inclure une note qui indique à l'IRS où ils vont obtenir les relevés de paie et qui les conservera. Ceci est important car l'IRS doit savoir qu'ils peuvent suivre vos enregistrements à tout moment, même après la fermeture de votre entreprise. Par conséquent, vous ne devez pas négliger de déposer le formulaire 944.
Modification de la structure de votre entreprise légale
Disons que votre entreprise a démarré en tant que partenariat et que vous souhaitez maintenant la convertir en entreprise individuelle. Dans ce cas, vous devrez demander un nouveau numéro d'identification d'employeur. Ensuite, vous pouvez déposer le formulaire 944. Cependant, vous devrez inclure une déclaration dans le formulaire indiquant la nature du changement apporté à la structure de votre entreprise, par exemple le passage d'une société de personnes à une entreprise individuelle. Vous devrez également mentionner la date du changement, ainsi que le nom et l'adresse de la personne qui conserve vos registres de paie.
Vous avez vendu votre entreprise
Si vous vendez votre entreprise, la situation est similaire à celle qui se produit lorsque vous fermez votre entreprise. Vous devez déposer un dernier formulaire 944 et déclarer tous les salaires que vous avez versés à vos employés avant la vente de l'entreprise. Tout salaire versé par le nouvel employeur aux employés après la vente incombera à cet employeur.
Vous avez fusionné votre entreprise
La même règle que pour la vente de votre entreprise s’applique si vous fusionnez votre entreprise avec une autre. Ce que vous faites effectivement est de mettre fin à une entreprise et d’en commencer une autre. Cela peut également être considéré comme un changement dans la structure de votre entreprise, par exemple lorsque vous la convertissez d'une entreprise individuelle à une société de personnes.Vous devez déposer un dernier formulaire 944 et déclarer tous les salaires que vous avez versés à vos employés avant la fusion.
En tout état de cause, vous devez vous rappeler que le formulaire 944 a pour objet de permettre au propriétaire d'une petite entreprise de produire son impôt de manière pratique. Si vous payez plus de 1 000 dollars en taxes au cours d'une année donnée et que vous avez plusieurs employés, il est non seulement plus logique de produire le formulaire 941, mais il est également obligatoire.
