Les formulaires 1099 et 1096 sont des formulaires fédéraux utilisés pour déclarer les revenus divers aux fournisseurs de services d’une entreprise. Si vous êtes une entreprise et que vous payez à une personne ou à une entité plus de 600 USD pour des services fournis à cette entreprise, vous devez leur envoyer un «1099 Divers» indiquant le montant total payé et un 1096 à l'Internal Revenue Service pour résumer les 1099 déposées.. La Californie n’exige pas que votre entreprise dépose un formulaire 1099 ou 1096 en plus de l’obligation de dépôt fédérale.
Information du bénéficiaire
Comme la loi exige que vous donniez un 1099 à quiconque vous payez pour des services de 600 $ ou plus, vous devrez envoyer à tout fournisseur de services un W-9 demandant le nom du fournisseur, son adresse et son numéro d'identification sociale ou fédéral. Demandez à tout nouveau fournisseur de services de compléter le W-9 avant de commencer tout travail ou service. Les entreprises en sont exemptées.
Comptabilité pour les fournisseurs de services
La plupart des entreprises ont mis en place un grand livre auxiliaire qui identifie chaque fournisseur de services dans un compte auxiliaire. Cela permet de suivre les paiements effectués à chaque fournisseur de services. Chaque mois, le grand livre auxiliaire de tous les frais versés aux fournisseurs de services doit correspondre au total du grand livre général des fournisseurs de services. Consultez votre comptable pour déterminer le meilleur moyen de le configurer.
Exigences de dépôt
Vous devez envoyer les 1099 formulaires à vos fournisseurs de services pour lesquels vous avez payé plus de 600 $ au plus tard le 31 janvier de l'année d'imposition en cours. Cela montre le paiement brut que vous avez effectué pour les services rendus. Vous devrez joindre tous les 1099 formulaires à un formulaire de transmission 1096 que vous aurez envoyé à l'IRS avant le 28 février. Si vous produisez un fichier par voie électronique, vous pouvez envoyer le rapport avant le 31 mars.
Considérations
Vous devez déposer les formulaires 1099 pour plusieurs raisons: La pénalité pour ne pas produire un formulaire 1099 approprié est de 50 $ par formulaire qui aurait dû être déposé. En outre, lorsque vous produisez une déclaration 1099, cela garantit la déductibilité de la dépense dans votre déclaration de revenus. Vous pouvez également émettre des 1099 pour les fournisseurs de services que vous avez payés moins de 600 USD, mais cela n’est pas exigé par la loi. Le Congrès américain a abrogé une version modifiée des exigences de dépôt 1099 imposant aux entreprises de déclarer également le paiement de marchandises en plus des services de plus de 600 $.
