Les procédures comptables sont des politiques clés que la direction de l'entreprise établit pour gérer efficacement les activités opérationnelles. Selon le manuel des procédures de comptabilité générale de l’Université Duke, ces politiques permettent de garantir que le personnel possède le sens des finances nécessaire à l’exécution des tâches. Les principales procédures d’exploitation comptable concernent la tenue des livres, la gestion de la paie, le reporting fiscal, la gestion des immobilisations et le reporting financier.
Identification
Un manuel de politique comptable décrit les différentes étapes, contrôles et méthodologies utilisés par les chefs de département pour gérer leurs activités. Un contrôle est un ensemble de directives qu'un chef de secteur met en place pour lutter contre le gaspillage et la fraude dans les activités opérationnelles. Les instructions aident également à éviter les dysfonctionnements technologiques et les inexactitudes dans les rapports financiers.
Importance
Le personnel comptable de l’entreprise se fie aux directives de la direction pour mener à bien ses tâches. Sans politiques adéquates dans les processus d’enregistrement des transactions et de reporting, une entreprise peut subir des pertes résultant d’un vol ou d’erreurs d’exploitation. Par exemple, un comptable débutant non supervisé peut s’appuyer sur les méthodes comptables d’une entreprise pour débiter et créditer les bons comptes.
Gestion des comptes et des espèces
Les politiques de gestion des comptes et des espèces concernent les activités de comptabilité et les mesures prises par une organisation pour éviter le vol d’argent. Ces politiques garantissent que les commis comptables débitent et créditent les comptes financiers corrects lors de l'enregistrement des transactions. Les comptes financiers comprennent les actifs, les passifs, les capitaux propres, les produits et les charges. Les procédures de traitement des espèces concernent la manière dont le personnel comptable gère les entrées de fonds (des clients) et les décaissements (aux fournisseurs).
Politiques de paie
Les entreprises établissent des politiques de paie pour payer leurs employés efficacement et à temps. Les politiques aident non seulement les entreprises à rémunérer les travailleurs conformément aux accords de travail, elles permettent également aux entreprises de se conformer aux lois et aux réglementations. De manière tout aussi importante, les procédures de paie permettent aux entreprises de respecter leur mandat fiscal en matière de déclaration des taxes sur la masse salariale.
Surveillance des immobilisations corporelles
Les «immobilisations corporelles» sont un groupe de comptes de bilan qui représente les actifs à long terme d’une société, également appelés ressources corporelles ou fixes. La surveillance de l’ÉPI est un exercice important, car les actifs immobilisés représentent généralement une grande partie des bilans des entreprises. Les procédures d’EPI concernent généralement l’intégrité physique des immobilisations corporelles et les rapports d’amortissement. L'amortissement est un mécanisme qui permet à une entreprise de recouvrer le coût d'un actif corporel sur plusieurs années.
Déclaration d'impôt
Les stratégies de déclaration fiscale aident les entreprises à se conformer aux directives de l'Internal Revenue Service. Les politiques portent non seulement sur la conformité aux réglementations IRS, mais concernent également les rapports financiers au niveau des États.
Rapport financier
Les politiques de comptabilité financière et de reporting de l'entreprise fournissent la base conceptuelle sur laquelle le personnel prépare ses états financiers. En fait, les politiques fournissent les indications nécessaires pour communiquer des données d’exploitation précises à la direction, aux investisseurs et au public. Un jeu complet d'états comptables comprend un état de la situation financière, un compte de résultat, un tableau des flux de trésorerie et un état des bénéfices non répartis.
